¿Conoces empresas que decidieron “digitalizarse” pero terminaron trabajando exactamente igual?
En muchos de estos casos, la tecnología no fue el problema. De hecho, según Gartner, uno de los grandes problemas actuales en las empresas que buscan agilizar procesos es el exceso de herramientas desconectadas entre sí porque, a pesar de la inversión, sigue habiendo dificultades para coordinar el trabajo.
Este punto es especialmente relevante en un momento donde la transformación digital se ha convertido en una prioridad estratégica para prácticamente cualquier empresa. Según datos de la Comisión Europea, España ha avanzado significativamente en la adopción de tecnologías digitales y soluciones cloud en los últimos años, sin embargo, todavía hay margen para que las empresas españolas se beneficien aún más de las nuevas tecnologías, especialmente las pymes y las microempresas.
Qué significa realmente implementar Asana
Cuando una empresa busca digitalizar mejor sus flujos de trabajo y decide hacerlo a través de Asana, normalmente el objetivo visible es bastante sencillo: “Organizarnos mejor”. Pero detrás de esa frase suelen esconderse muchas necesidades distintas: reducir la dependencia de Excel, evitar seguimientos manuales, centralizar información, tener más claridad sobre prioridades, automatizar tareas repetitivas…
Por eso, una implantación real no se limita a comprar licencias y configurar proyectos, sino que es necesario entender cómo funciona el trabajo antes de intentar trasladarlo a Asana. Esto implica analizar cómo entran los proyectos y sus tareas a la organización, quién es responsable de cada etapa, dónde se generan bloqueos, cuáles son las tareas repetitivas, cuáles dependen de otras, qué herramientas utiliza ya el equipo, y muchas otras preguntas necesarias para diseñar flujos útiles en Asana.
No se trata únicamente de mover tareas de un sitio a otro, sino de construir un entorno donde el trabajo esté conectado, sea visible y pueda mantenerse en el tiempo sin depender constantemente de reuniones, llamadas o seguimiento manual.
El factor que marca la diferencia: la implantación
La diferencia entre una herramienta que termina abandonada y una herramienta que transforma la forma de trabajar no está en la tecnología, sino en cómo se acompaña el proceso.
En el caso de Asana, implementarla no consiste solo en enseñar funcionalidades. También implica ayudar a aterrizar procesos, construir workflows realistas, acompañar al equipo, resolver dudas, reducir resistencias y adaptar la herramienta a la cultura de trabajo de cada organización.
En Volcanic, no entendemos la implantación como un proceso puramente técnico, sino como una colaboración cercana con el equipo de nuestros clientes. Nos gusta trabajar como una extensión más de su organización, entendiendo primero cómo funciona el día a día antes de proponer estructuras o automatizaciones.
Además, sabemos que cada empresa tiene ritmos, dinámicas y necesidades distintas. Hay algunas que necesitan orientación para optimizar un entorno que ya utilizan. Otras prefieren construir internamente su espacio en Asana, pero requieren acompañamiento estratégico. Y otras buscan trasladar sus procesos de trabajo a la plataforma con apoyo integral.
Por eso, trabajamos distintos formatos de implantación:
Onboarding
Acompañamiento especializado para orientar y hacer seguimiento mientras el cliente crea por primera vez su propio entorno en Asana.
Pensado para equipos que cuentan con capacidad interna para construir y mantener su espacio, pero necesitan una guía clara para hacerlo correctamente.
Llaves en mano
Diseño, creación y preparación completa del entorno de Asana para que el equipo pueda empezar a trabajar sin tener que construir toda la estructura desde cero.
Ideal para empresas que necesitan apoyo para trasladar procesos complejos o multidisciplinares a Asana y necesitan que alguien más lo haga por ellas.
Health Check
Recomendaciones personalizadas y sesiones orientadas a resolver dudas aplicadas al entorno actual de la organización.
Perfecto para equipos que ya trabajan con Asana y quieren mejorar su estructura, procesos o uso de la herramienta.
Custom
Propuestas personalizadas en función de las necesidades de cada cliente.
Incluye desde cambios de licencias o formaciones puntuales hasta bolsas de horas o acompañamientos más estratégicos.
Qué gana una empresa con una implantación bien hecha
Cuando Asana se implementa correctamente, la pregunta sería, más bien, “qué no gana tu empresa”. Las responsabilidades se vuelven más claras, la información deja de estar dispersa, los equipos ganan autonomía y el retorno de la inversión se hace indudable.
Además, empiezan a aparecer mejoras muy concretas en la eficiencia del día a día:
- Menos dependencia de reuniones para entender el estado del trabajo.
- Menos duplicidades y tareas olvidadas.
- Procesos más escalables.
- Mayor claridad para el liderazgo.
- Automatización de tareas repetitivas.
- Mejor coordinación entre equipos.
- Más tiempo para trabajo estratégico.
Cada vez más empresas entienden que digitalizar no consiste simplemente en incorporar tecnología. La transformación real ocurre cuando conseguimos trabajar con más claridad, más coordinación y menos fricción.
Y en este proceso, Asana puede ser una pieza muy potente. Pero para que realmente genere impacto, necesita formar parte de un sistema de trabajo bien diseñado y acompañado.
Si crees que tu equipo podría beneficiarse de una implantación de Asana guiada por un equipo experto y cercano, ponte en contacto con nosotros.
Laura Fernández. Consultora IT y embajadora de Asana