Asana casos d'ús: Event planning

Planificació i gestió d'esdeveniments

Una de les utilitats que ofereix Asana és de la planificar esdeveniments. Tot seguit us ho expliquem de manera senzilla.

Com crear un projecte de planificació d'esdeveniments

Existeixen moltes maneres de crear un pla de projecte per a esdeveniments, però si vols començar d'una manera ràpida:

1. Utilitza la plantilla per a planificació d'esdeveniments i adapta-la a les necessitats del teu equip.
2. Importa el full de càlcul que has estat utilitzant fins ara per sincronitzar-lo amb la planificació actual.

Com accedir a totes les plantilles d'Asana

Afegir com a convidats els proveïdors i professionals als teus projectes d'esdeveniments

Segur que al principi et comuniques amb els proveïdors i professionals que col·laboren amb el projecte a través del correu electrònic, però et podem assegurar que és molt millor que els afegeixis dins el projecte perquè en puguin anar seguint l'evolució. Això farà que sigui molt més fàcil visualitzar els terminis, les tasques, els documents adjunts garantint que tot es farà a temps. A més, es simplifica la manera de fer el seguiment de documents importants com ara contractes i factures.

Consells per gestionar i fer les tasques dels esdeveniments

Ara que ja has creat el projecte de planificació d'esdeveniments, segueix aquests consells que t'ajudaran a gestionar-lo a mesura que vagi avançant.

1. Publica les actualitzacions d'estat i mira les activitats del projecte en el Resum

A mesura que el pla vagi endavant, fes servir la pestanya Resum per tal de publicar les actualitzacions i que tu i el teu equip pugueu veure una llista activa de les tasques del projecte. A l'actualització d'estat, pots arrastrar i deixar anar els Destacats per compartir gràfiques o fites. Asana desarà la teva plantilla per a actualitzacions d'estat per si sempre vols fer servir el mateix format.

2. Planifica el pla del teu esdeveniment amb el Cronograma

La majoria dels plans tenen terminis importants que precedeixen el gran esdeveniment. El Cronograma t'ajuda a planificar tots els passos perquè totes les peces encaixin i l'esdeveniment surti perfecte.

Com crear el teu pla amb el Cronograma:

1. A la vista de Llista, crea tasques per a totes les accions necessàries.
2. Fes clic a la pestanya Cronograma situada a la part superior del projecte per canviar de vista.
3. Programa tasques arrastrant i deixant anar dins el cronograma.
4. Distribueix els terminis de les tasques per tal que el responsable pugui planificar bé el seu temps segons la data de lliurament.
5. Si les tasques s'han de realitzar en un ordre específic, crea dependències entre elles col·locant el cursor damunt d'una tasca i després arrastrant-la cap a la tasca que vols relacionar.

Quan les tasques ja estan en funcionament, el Cronograma et pot ajudar a solucionar conflictes que podrien ralentir els terminis de forma ràpida. Per exemple, si la reserva del lloc on es farà l'esdeveniment triga més del que esperàveu, pots canviar en el cronograma les tasques que en depenen. Els responsables de la tasca rebran automàticament una notificació indicant que s'han modificat els terminis. D'aquesta manera, es podrà reestructurar la feina, sense generar reunions extres i sense allargar excessivament el temps d'execució.

3. Dona seguiment als teus mails importants

Sempre es pot convidar als proveïdors al teu projecte, però si es comuniquen a través del mail et recomanem provar els complements per a Gmail, Outlook i altres clients d'email. Quan rebis aquests correus amb documents importants o tasques a fer, pots incorporar-ho directament a Asana des de la safata d'entrada, afegint-ho a un projecte o una tasca pendent, per exemple. Així evitaràs perdre informació important o temps organitzant la safata d'entrada.

4. Estalvia temps a cada pla d'esdeveniment i no t'oblidis de cap pas important

Tot i que cada esdeveniment és diferent, sempre hi ha una llista de verificació que es comparteix i que conté les tasques principals. Per evitar perdre temps tornant a crear un pla per a cada esdeveniment o desant-lo en un document que no està connectat amb allò que estàs fent, Asana et proposa crear i desar la teva plantilla d'esdeveniment.