Volcanic va començar a utilitzar l'eina Asana des de la seva aparició el 2011 i n'ha seguit de prop l'evolució

Una empresa com Volcanic Internet, on oferim serveis tan diversos com disseny web, identitat corporativa, estratègia digital, posicionament de marca o anàlisi i diagnosi amb auditories WPO, SEM i SEO, necessita d'eines potents per donar el millor servei als clients.

Seguint de prop les tendències del sector tecnològic, l'any 2011 va aparèixer al mercat (primer en una versió BETA) una eina web anomenada Asana, basada en els mètodes de treball col·laboratiu entre equips per augmentar les possibilitats d'èxits d'un projecte. Asana la van desenvolupar dos enginyers que anteriorment havien participat en els titans Facebook i Google.

A Volcanic Internet de seguida hi vam confiar com a eina per a millorar la col·laboració dels equips i la gestió dels projectes i hem anat seguint les constants actualitzacions i millores d'Asana i les hem anat incorporant al nostre dia a dia corporatiu, per tant, tenim un coneixement extens de l'eina. Tant és així que aquest 2022 ens hem convertit en Solutions Partners d'Asana al nostre país.

Us presentem els principals usos d'Asana a Volcanic Internet.

Gestió de projectes

Aquest és l'ús principal que li hem donat a Asana i que ens serveix per protocol·litzar totes les fases dels projectes que desenvolupem com ara la planificació de les tasques, l'assignació dels responsables, la selecció de la tipologia de projecte, el disseny o el temps de durada estipulat per a cada fase fins a la seva execució completa.

Cerca de candidats o ATS (Applicant Tracking System)

A Volcanic Internet hem anat creixent i ens hem anat especialitzant i això ens ha portat a la cerca de candidats per ocupar diversos llocs dins la nostra organització. Amb l'aplicació d'Asana és possible fer un seguiment exhaustiu de cada etapa per la qual passa un candidat per treballar amb nosaltres. Des de la primera presa de contacte i l'entrevista personal fins a la decisió final d'incorporar-lo o no al nostre equip.

Calendari de publicacions

Una altra funcionalitat molt pràctica d'Asana és el calendari editorial que permet la temporització de totes les fases abans no es publiquen continguts. Des del moment que s'escull el tema, la redacció, la revisió del text, la seva publicació al blog i finalment la seva difusió a través dels diferents canals de comunicació.

Projecte de projectes

L'anomenat Pipeline Dashboard és un tauler dins d'Asana que permet monitoritzar l'activitat de tots els projectes que estem desenvolupant a Volcanic i prioritzar-ne els aspectes clau. El més interessant és que té la mateixa estructura que un projecte qualsevol, amb la particularitat que els engloba a tots. Resulta molt útil per seguir el fil i tenir una visió panoràmica de tot el que estem fent a l'empresa.

Support Tickets

Un bon servei al client passa per una atenció personalitzada i àgil i en aquest sentit el Support Ticket que ofereix Asana és ideal. Tant si són clients nous com fidelitzats, es porta un registre de cada contacte que s'estableix amb Volcanic a través dels diversos canals disponibles, es deixa constància de quin ha estat el motiu i es deriva a un responsable que, de manera diligent, donarà resposta a la petició realitzada.

Tasques comercials

Tot i que a Volcanic no utilitzem específicament el CRM (Customer Relationship Management) d'Asana, és cert que aprofitem algunes de les seves funcionalitats amb finalitats comercials. Per exemple, ens permet fer pressupostos amb les dades que hem introduït i ens connecta amb l'aplicació on sí que hi tenim el gestor de clients.

Reunions amb clients

Asana també permet crear un directori amb totes les actes de les reunions amb el client, de manera que qualsevol part implicada en el projecte les pot consultar i posar-se al dia de les decisions que es van prenent. Una manera molt útil de practicar la transparència i la transversalitat dins els equips.

Reunions d'empresa

Mantenir reunions periòdiques d'empresa és important si es vol mantenir una bona cohesió de grup i, sobretot, per poder detectar qualsevol distorsió de la informació ara que el treball híbrid i la comunicació asíncrona són a l'ordre del dia. Amb Asana és possible organitzar i celebrar aquestes trobades que ajuden a mantenir un ritme constant de treball.

Reunions one-to-one

Tan important és fer reunions d'empresa com reunions individuals amb els treballadors. És el que s'anomena one-to-one i permet conèixer l'evolució de les tasques d'un empleat en concret, així com el seu grau de satisfacció amb els projectes, els clients i, en última instància, amb la mateixa empresa.

Bonus track: "Musical taste" amb Slack

Deixeu-nos acabar parlant d'una altra eina que fem servir a Volcanic: És el cas d'Slack, una eina de comunicació empresarial que és possible vincular a Asana. A Volcanic ens agrada tenir el nostre petit espai d'esbarjo i per això vam crear el canal "Musical taste" perquè tota la gent que treballa amb nosaltres pugui compartir-nos la música que més els hi agrada sigui per trobar el flow mentre realitza una tasca o senzillament per desconnectar.

Els camps personalitzats permeten afegir informació addicional a las tasques dels teus projectes a Asana.

Pots crear un camp per mostrar l'etapa, la prioritat, la despesa i qualsevol altra dada rellevant per al teu flux de treball, equip i empresa. Això permet tenir una visió més clara sobre la feina que s'està fent en tota l'organització.

Existeixen dos tipus de camps personalitzats que pots crear a Asana. Són els camps per a un projecte o portafolis específics i els camps que es poden tornar a fer servir a la teva organització.

Crear un camp personalitzat que la teva organització pugui tornar a utilitzar

Fes clic al botó Afegir camps.

Des de la pestanya Afegir camps personalitzats pots:

1. Afegir el títol del camp.
2. Seleccionar el tipus de camp.
3. Afegir una descripció.
4. Afegir el camp a la biblioteca de camps de la teva organització per tal que qualsevol membre ho pugui tornar a utilitzar.

Crear un camp personalitzat per a un projecte o portafolis específics

Des de la pestanya Afegir camp personalitzat, pots:

1. Afegir el títol del camp.
2. Seleccionar el tipus de camp.
3. Afegir una descripció.
4. No afegeixis el camp a la biblioteca de camps de l'organització si vols que sigui especific per al teu projecte.
5. Eliminar el camp.
6. Desar els canvis.

Afegir camps personalitzats des de la barra d'eines

Afegeix camps personalitzats directament des de la barra d'eines.

Actualment hi poden haver 30 camps en un sol projecte. Pots tenir fins a 60 camps en una tasca (això és possible si assignes la mateixa tasca a diversos projectes). Un camp personalitzat desplegable pot tenir fins a 200 valors.

Amb els camps personalitzats de selecció múltiple, es pot escollir diversos valors a la vegada en un sol camp personalitzat. Quan esculls el tipus de camp personalitzat de selecció múltiple, afegeix totes les opcions rellevants des del panell d'edició del camp. Per poder utilitzar la selecció múltiple en el teu projecte, mou-te fins el camp que vols editar i, senzillament, selecciones totes les opcions que corresponguin.

Escollir un camp existent a la teva biblioteca

Pots convertir els teus camps personalitzats en globals per a tota la teva organització, per tal que tu i els teus companys d'equip els pugueu utilitzar en múltiples projectes. També tens la opció de crear camps locals per a un sol projecte o portafolis. A més, pots escollir camps personalitzats globals des de la biblioteca de camps de la teva organització.

Fes clic a la opció Afegir camps des de la opció Personalitzar de la barra d'eines.

• Fes clic a Escull des de la biblioteca.
• Selecciona el camp que vulguis afegir al teu projecte des dels resultats suggerits.

Editar camps

Pots editar un camp personalitzat amb la teva barra d'eines o l'encapçalament de la columna.

Per editar el camp, fes clic a la icona del llapis al costat del nom del camp.

També pots editar un camp personalitzat utilitzant l'encapçalament de la columna. Fes clic a la fletxa del menú desplegable al costat del camp personalitzat i selecciona Editar camp.

Eliminar camps personalitzats d'un projecte

Selecciona Eliminar el camp del projecte.

Encara que soni paradoxal, el món digital també té un llenguatge no verbal sovint difícil d'interpretar.

Cada dia més la nostra feina s'ha tornat digital, però els nostres estils de comunicació han quedat enrere.

L'autora Erica Dhawan parla en el seu llibre de la necessitat de construir connexions i confiança en l'àmbit laboral, sense importar la distància geogràfica.

Digital Body Language: How to Build Trust and Connection, No Matter the Distance és el títol del llibre que va llençar el 2021 i que recull consells pràctics per millorar en una àrea on moltes persones fallen: la comunicació digital.

Però aquesta no és la primera incursió de Dhawan en aquesta matèria. Anteriorment ja havia publicat un parell d’articles que, en to d’humor, pretenen tirar per terra els clixés sobre la comunicació digital. El primer es titula “Why the Hybrid Workforce of the Future Depends on the ‘Geriatric Millennial’ i el segon, presentat com a article d’opinió a The New York Times, porta per títol “Ignoring a Text Message or Email Isn’t Always Rude. Sometimes it’s necessary.”

"Durant molt de temps vam confiar en el llenguatge corporal informal com una forma de desenvolupar una entesa compartida" diu Dhawan i continua "Vam créixer aprenent les regles bàsiques del llenguatge corporal, però no les del llenguatge corporal digital. No hi ha un llibre de regles, així que hem comès molts errors.".

A continuació podeu llegir una versió resumida d'una entrevista a Erica Dhawan sobre aquest tema.

Creus que la crítica constructiva sempre s'ha de donar per telèfon per a evitar males interpretacions?

Les investigacions demostren que, fins el 50% de les vegades, el to pot malinterpretar-se en la comunicació digital escrita. Quan veig algú cara a cara o escolto el to de la seva veu, puc saber si està a punt de plorar o està emocionat. Perdem molts d'aquests senyals tradicionals quan enviem un email. Recomano aixecar el telèfon o tenir una breu reunió per videotrucada o en persona i compartir comentaris en base al treball, no a la persona. Comença parlant dels aspectes positius abans d'abordar allò que no està funcionant bé i per què. Aquest tipus de comentaris no han de ser simplement una devolució en relació amb el que ja està fet, sinó que també han de convidar a l'acció, per la qual cosa sempre incloc dues tasques per a fer la pròxima vegada.

El teu llibre esmenta tres lleis del llenguatge corporal digital: valorar de manera visible, comunicar-se de manera conscient i col·laborar amb confiança. Quina d'aquestes lleis han de prioritzar els gerents?

A la comunicació conscient, sense dubte. Unes bones habilitats de comunicació digital són essencials perquè una persona sigui reconeguda com d'alt rendiment, que rebi suport i que rebi un ascens en temps de recessió. Les persones volen a algú que sigui un maniàtic de la claredat per a saber què és el que cal fer, com cal fer-ho, i després poder materialitzar-ho.

Creus que els gerents fan prou per a garantir el benestar psicològic dels seus empleats?

No, no crec que estiguin fent prou. Aquesta és una gran oportunitat perquè tots gestionem millor el nostre benestar psicològic. En el passat forjàvem relacions de confiança a partir dels senyals del llenguatge corporal durant el temps que passàvem conversant en els passadissos o en les xerrades breus durant els descansos. En un món híbrid, els líders han de generar aquests moments de companyia amb regularitat, sense importar la distància. Hem d'aprofitar aquesta oportunitat per a fomentar els descansos per al cafè híbrids i així crear un entorn de confiança i benestar psicològic.

Quin llenguatge corporal tradicional haurien d'adoptar els millenials i la Generació Z de les generacions anteriors?

Els professionals experimentats poden ensenyar als més joves a dominar el llenguatge corporal tradicional, perquè recorden un món en el qual podies llegir la vacil·lació del client en el seu rostre durant una reunió presencial o quan podies adonar-te, gràcies al contacte visual, que era moment d'adoptar un enfocament diferent en les teves interaccions.

I a la inversa? Quin llenguatge corporal digital haurien d'adoptar les generacions més grans?

Aprendre quan enviar un missatge de Slack, un missatge de text o un email en lloc d'aixecar el telèfon, i comprendre la diferència! Encara que prefereixis veure la cara de tots en una videotrucada, els més introvertits solen expressar millor les seves idees per escrit que parlant, i els resultarà més fàcil comunicar-se per Slack o emails que durant una reunió. No suposis que no són participatius. Entén que ells s'expressen de manera diferent. Acostuma't a sortir de la teva zona de confort. Tens l'oportunitat de ser més inclusiu utilitzant tots aquests canals, en lloc de només comptar amb el llenguatge corporal presencial. Fins i tot aquest té un intens biaix de proximitat perquè, per exemple, tendim a escoltar més atentament els que tenen una veu més greu, els que són més alts, o els que representen a la majoria a la sala o que parlen amb l'accent de la majoria. I molts d'aquests biaixos es poden eliminar amb la comunicació digital, si la utilitzem correctament.

Estan els gerents preparats per a entomar tots aquests canvis en el món del treball?

Crec que encara estem en el Salvatge Oest. Només portem dos anys d'aquesta transformació massiva. Serà necessari preguntar-nos quin és el risc de no dominar una cultura de comunicació digital efectiva. Els gerents han de prendre seriosament el llenguatge corporal digital.

La funcionalitat de la cerca permet trobar qualsevol tasca, projecte, etiqueta, persona o equip en el vostre espai de treball o organització

Cerca bàsica

Per a executar una cerca bàsica, escriviu el nom o el títol de qualsevol objecte a la barra de cerca.

Cerca de text complet

Executeu una cerca de text complet per a cercar en cada camp de text en tasques i converses, inclosos els noms, descripcions i comentaris:

1. Feu clic a la cerca i introduïu una paraula clau.
2. Seleccioneu Visualitza tots els resultats.

Podreu veure els resultats de la cerca a les pestanyes Tasques, Missatges i Projectes.

Cerca avançada i vista de les cerques

Les vistes de cerca són llistes de tasques, projectes o missatges que compleixen els criteris que especifiqueu. Crea una vista de cerca per a trobar qualsevol grup específic de tasques, projectes o missatges.

Els resultats de la vista Cerca només mostraran tasques, projectes i missatges dels quals en teniu permisos, per tant, els vostres col·legues poden veure resultats diferents, fins i tot si esteu cercant exactament amb els mateixos paràmetres.

1. Vés a Cerca.
2. Selecciona Cerca Avançada.

A la finestra de Cerca Avançada, hi trobaràs un bon nombre de paràmetres que pots utilitzar per trobar una tasca, un projecte o un missatge.

Com podeu modificar la cerca de projectes

Fer un bon filtratge dels resultats us pot ajudar a trobar exactament el que voleu, més ràpid. Podeu reduir o ampliar la vostra cerca.

1. Feu clic a Afegir filtre.
2. Seleccioneu Projectes.
3. Trieu a tots aquests projectes per a cercar projectes específics que creieu que contenen el terme o la frase de cerca.
4. Trieu No en aquests projectes per a excloure els projectes que sabeu que no contenen el terme o la frase de cerca.

Un cop hàgiu establert els criteris de cerca, feu clic al botó Cerca. Els resultats de la vista de cerca apareixeran a la subfinestra principal i el nom de la vista de cerca apareixerà a la part superior de la capçalera. Podeu ordenar els resultats segons el criteri que vulgueu com ara darrera modificació, data de lliurament, etc.

Desa les vistes de cerca com a cerques desades

Si hi ha vistes de cerca que utilitzareu regularment, podeu desar-les com a cerques desades per a un accés més fàcil en el futur. Feu clic al botó Desa la cerca. Un cop desat, la vista de cerca apareixerà sota els vostres preferits a la part superior de la barra lateral.

Com cercar ràpidament en un projecte

És possible cercar tasques ràpidament en el vostre projecte actual. Això és particularment útil si teniu un projecte amb un gran nombre de tasques.

1. Feu clic a la icona dels tres punts.
2. Selecciona Cerca en el projecte.

Amb aquesta funció els membres dels equips poden saber perquè és important la seva feina i quines són les fites comunes per les que cal treballar.

Ofereix un sistema pel seguiment d'aquells objectius que et permeten obtenir resultats mesurables, a més d'aportar una font única de referències per establir i controlar els objectius en el mateix lloc on el teu equip està fent tota la seva feina. Per accedir a la vista de la llista d'objectius ves a la secció Objectius del menú lateral.

Utilitza la pestanya Els meus objectius per trobar i supervisar ràpidament els objectius dels quals ets responsable. Aquí podràs filtrar la cerca per Tots els objectius, Objectius oberts i Objectius tancats. També pots gestionar els teus objectius directament des de la pàgina d'inici utilitzant el giny Els meus objectius.

El giny Els Meus Objectius

Aquest giny et permet fer un seguiment fàcilment dels objectius des de la pàgina d'inici.

Selecciona el giny Els meus objectius del menú Personalitzar de la part superior dreta de la teva pàgina d'inici, arrosega'l des del menú lateral fins a la pàgina d'inici. Pots utilitzar el menú dels tres punts per veure el giny a mida completa o mig, segons les teves preferències.

Objectius de l'equip

Per accedir a la vista de la llista d'objectius, ves a la secció Objectius del menú lateral.

Des d'aquesta vista pots:

1. Filtrar objectius fent clic a la pestanya d'objectius que desitgis. Per accedir a Objectius de l'equip, fes clic a la pestanya de la dreta d'Objectius de l'empresa.
2. Afegeix un objectiu nou al fer clic a l'opció Afegir objectiu o a l'encapçalament de l'objectiu.
3. Fer clic en un objectiu qualsevol per veure o editar els seus detalls.
4. Mostrar o amagar equips.
5. Fer clic a l'opció per filtrar i cercar i seleccionar l'encarregat o l'estat d'un objectiu específic.
6. Accedir als objectius segons els períodes establerts fent clic a Tots els objectius.

Objectius de l'empresa

Per accedir a la pestanya Objectius de l'empresa:

1. Fes clic a Objectius de l'empresa per accedir a la pestanya corresponent.
2. Fes clic a Missió de l'empresa per a descriure la missió, la visió i la filosofia dels objectius de l'empresa. Definir la missió de la teva empresa et pot ajudar a aportar més claredat al teu equip respecte els objectius del negoci.
3. Per a afegir un objectiu, fes clic en el signe + que es troba a la dreta dels objectius de l'empresa.
4. Fes clic a Filtrar per poder cercar i seleccionar l'encarregat o l'estat d'un objectiu en concret.
5. Accedeix als objectius segons els períodes específics al fer clic a Tots els objectius.

Com crear un objectiu

Pots afegir un objectiu nou a nivell d'empresa o d'equip fent clic a la icona Afegir objectiu a la vista de llista dels objectius.

Des de la vista de la llista d'Objectius de l'equip, pots:

1. Veure el nom de l'objectiu, la quantitat de subobjectius associats i expandir-los per veure tots aquests subobjectius.
2. Editar i suprimir un equip associat al teu objectiu.
3. Editar la data d'inici, la data de lliurament o el període de l'objectiu.
4. Veure el progrés del teu objectiu i fer clic per accedir a la pàgina de detalls de l'objectiu.
5. Canviar l'encarregat de l'objectiu seleccionat.

Mesurar el progrés dels objectius

Al crear un objectiu, pots seleccionar com vol mesurar el seu progrés cap a l'èxit. El mètode d'actualització pot ser automàtic o manual.

Automàtic: el progrés es calcularà automàticament a partir dels subobjectius o projectes que s'afegeixin a la pàgina de detalls de l'objectiu després de la seva creació. Escull les actualitzacions de progrés automàtiques per tal de reduir les tasques rutinàries quan les connectes al progrés de l'objectiu directament als subobjectius o projectes. El progrés serà una mitjana, en el cas que la mètrica sigui un percentatge, o una suma, si la mètrica és una quantitat o una moneda, dels subobjectius o projectes. Quan el progrés d'aquests elements canvia, també canvia el progrés dels objectius principals, de forma automàtica. Aquesta opció és la més indicada per aquells objectius l'èxit dels quals es qualificarà únicament en funció del progrés dels projectes o altres objectius i subobjectius.

Manual: l'usuari actualitzarà manualment el progrés d'aquest objectiu. Aquesta opció és més adient per a objectius que tenen criteris de qualificació específics que no són només el progrés de subobjectius o projectes, o objectius l'assoliment dels quals es basa en dades externes, qualitatives (un judici de progrés, per exemple) o binaris (assolit o no assolit).

Tancar un objectiu

Pots tancar l'objectiu quan vulguis. Des de la vista de llista d'objectius, fes clic a l'objectiu i selecciona Actualitzar el progrés.

També pots tancar un objectiu fent clic a la fletxa del menú desplegable que es troba al costat de l'objectiu i després seleccionar Tancar aquest objectiu.

Celebració d'objectius assolits

Quan l'estat d'un objectiu canvia a tancat: Assolit obté una gran celebració (moltes criatures) i Parcial obté una celebració petita (una criatura).

Eliminar un objectiu

Pots eliminar un objectiu fent clic amb la fletxa del menú desplegable que es troba al costat de l'objectiu i després seleccionar Eliminar objectiu.

Compartir esforços per poder compartir els èxits

Poden passar grans coses quan els equips són capaços de veure el valor de la seva feina. Però, sovint, les iniciatives estratègiques es troben desconnectades dels projectes quotidians, fet que genera incertesa en els treballadors sobre les prioritats de la feina.

Segons el 2022 Anatomy of Work Index, gairebé 1 de cada 3 treballadors no és capaç d'identificar una relació clara entre la seva feina diària i els objectius de l'empresa.

Per assolir les missions d'una organització i ser eficaços, els equips han de comprendre de manera clara els objectius i què es necessita per aconseguir-los. Aquest mes, destaquem les principals noves funcions que ajuden als treballadors a tenir una visió general i a prioritzar de manera eficaç.

Posa els objectius en el centre de tot

Amb Els Meus Objectius, pots veure com els teus projectes contribueixen directament en les fites generals de l'empresa, així sabràs què fer i per què és important. Ara, pots tenir els teus objectius sempre presents afegint el giny Els Meus Objectius a la pàgina d'Inici.

Comparteix el progrés en temps real

Amb les actualitzacions de progrés automàtiques, deixa enrere les inacabables reunions d'actualització d'estat, controla els avenços de l'equip, detecta riscos al moment i mantingues a tothom actualitzat, sense tasques manuals.

Quan ets l'encarregat de liderar el canvi a la teva organització, ja sigui l'equip executiu, els teus empleats, el consell o fins i tot els clients, la situació ve amb la seva pròpia força gravitacional. "Existeix la possibilitat de perdre la confiança i veure com tot es va erosionant. Així que ser sincer i fer-ho bé, realment importa" explica l'Anna Binder, cap de personal d'Asana.

Binder ha dirigit l'empresa durant períodes de creixement i canvi decisius, des que s'hi va unir fa sis anys. La gestió d'un equip en períodes de canvi com aquests es redueix a ser molt clar a l'hora d'explicar perquè es prenen determinades decisions.

Una vegada que els líders són clars en els canvis que volen fer, siguin grans o petits, han de crear espais i canals de comunicació perquè els empleats expressin el que senten sobre aquests canvis. “L'espai és quan de cop em prenc un moment per preguntar-te: Ei, com et sembla això en termes de les teves expectatives?", diu l'Anna Binder.

Quan es tracta de canals, Binder diu que la creació d'un canal dedicat d'Slack permet als líders donar espai a la seva gent per expressar els seus sentiments. Això permet que no és magnifiquin les emocions i que la situació no es desbordi. "La creació d'aquests canals és tan important com l'expressió de les emocions" assegura.

"Molta gent pregunta, com ho heu aconseguit? Com heu aconseguit aquests premis? Com aconseguiu tan bones crítiques a Glassdoor (és una web nord-americana on empleats actuals i antics opinen de manera anònima sobre les empreses)? És molt senzill. Si es creen canals de comunicació interns, on la gent pot plantejar les seves preguntes i trobar transparència, amb independència de si els hi agraden o no les respostes, se sentiran satisfets i valorats", afirma Binder. "I si no creeu això, marxaran a fòrums públics externs i es queixaran d'això. I, francament, és comprensible perquè és la vostra responsabilitat com a líders de crear un espai intern per escoltar-los".

Aquesta franquesa és una de les raons per les quals Asana ha confiat en Binder durant aquests períodes decisius de creixement i canvi.

Binder també va ser al capdavant del gir en la gestió de l'antiga estratègia de màrqueting anomenada “Rule of 7” que declarava que un client ha d'escoltar primer el nom d'una empresa set vegades abans de prendre una decisió de compra.

Una altra estratègia és entrenar els directors per no preguntar als treballadors "Com ho estàs fent?". En comptes d'això, han de dir-los "Com et sens avui?". Aquest subtil canvi sovint té resultats en les respostes radicalment diferents.

Anna Binder diu "Crec que si vas a la generació dels nostres pares i mires els espais de treball corporatius en els quals es trobaven, no hi havia espai ni interès per tot allò que fes referència al factor humà. No hi havia interès en com se sentia algú. Fins i tot crec que és molt, molt recent, que la paraula "sentiments" hagi entrat en el vocabulari del món laboral".

Una manera de veure-ho seria dir "Ens hem tornat més tous". Una altra manera de dir-ho és "Si vols guanyar als mercats, si vols aconseguir resultats increïbles, si vols aconseguir els teus objectius, si vols superar la teva competència, has de fer funcionar sense parar la màquina d'una manera molt i molt precisa i minuciosa". És miop pensar que els éssers humans poden separar la seva productivitat i creativitat del seu benestar emocional.

"Crec que les empreses i els líders consideren una inversió el fet de comprendre els sentiments i promocionar la salut mental dels seus empleats fent-los costat, com una forma egoista d'aconseguir que facin millor la seva feina. Crec que és una bona pràctica empresarial", sentencia Binder.

En aquest enllaç trobareu la xerrada que va oferir Binder a “Leading through change: Creating clarity and building trust.” 

El benestar emocional a Volcànic Internet

A Volcànic Internet coincidim plenament amb la perspectiva que ens presenta Anna Binder i creiem que el benestar personal i emocional de les persones que conformen l'equip és cabdal per poder generar posteriorment valor pels nostres clients.

Mostra d'això són algunes de les característiques que suposa treballar a Volcànic com ara la llibertat per escollir des d'on vols treballar, l'horari totalment flexible o també el programa de cures de Volcànic en el que tot l'equip té a la seva disposició una psicòloga per poder treballar l'apartat mental i emocional de la millor manera possible.

Una manera de millorar el rendiment dels equips

En aquesta nova era del treball, els líders de les empreses tenen la oportunitat d'oferir als seus equips claredat, alineació i enfocament. Us expliquem un conjunt de millores dissenyades amb aquest objectiu.

Segons l'Anatomy Work Índex 2022, els treballadors dediquen un 58 % del seu temps a tasques poc productives i un 42 % pateix esgotament i la síndrome de l'impostor simultàniament. Tot i així, els grans líders empresarials reconeixen que els treballadors són l'actiu més valuós d'una organització i el seu benestar incideix directament en tots els aspectes del negoci.

Des de traçar un camí clar al voltant dels objectius fins a forjar relacions duradores amb els treballadors, Asana ha creat opcions per tal de mantenir els equips compromesos i generar resultats d'alt impacte.

Relaciona cada tasca individual amb la visió global

L'estudi sobre el treball realitzat per Asana demostra que prop d'1 de cada 3 treballadors no veu com el seu esforç contribueix als objectius globals de la companyia. El resultat? Els treballadors perden l'interès en la feina.

Els treballadors estan més preparats per fer millor la seva feina quan entenen clarament el valor que aporten les seves habilitats. Amb els Objectius d'Asana pots relacionar la missió de la teva organització amb la feina diària en un espai compartit. A més, amb Els meus objectius els membres de l'equip poden seguir l'evolució dels projectes fins a convertir-se en iniciatives més grans.

Els resums automàtics de progrés et permeten fer un seguiment dels avenços en els objectius de l'equip i identificar els obstacles en temps real, que fa que es redueixi la microgestió i les reunions que consumeixen molt de temps.

Aconseguir un objectiu hauria de ser una experiència gratificant. Per reconèixer i celebrar el què fan els membres d'un projecte, activeu la característica Apreciacions en Objectius cada vegada que s'assoleix una fita. Amb aquest reforç positiu, podeu donar a l'equip l'impuls que necessita perquè els seus membres se sentint valorats i mantenir la síndrome de l'impostor a ratlla.

Fomentant la concentració

Quan els equips tenen la oportunitat de treballar enfocats i sense distraccions, poden aconseguir tot allò que es proposin. Tot i així, sovint és difícil mantenir la concentració quan rebem alertes de forma constant. Més de la meitat dels treballadors sent que ha de respondre a les notificacions de manera immediata i, més d'un terç, se sent aclaparat per les constants alertes. Afortunadament, hi ha formes de limitar aquestes distraccions, recuperar el temps i centrar-se en les coses realment prioritàries.

A l'activar el mode No molestar en el vostre perfil, doneu exemple per tal que els equips estableixin límits i controlin quan es fan les notificacions. Vols anar un pas més enllà? La nostra propera funció d'escriptori et permetrà reservar temps i pausar les notificacions per a tasques específiques i així podràs dedicar les teves hores de feina a les tasques més importants, sense interrupcions.

A més, implementem una nova funció mòbil que permetrà als equips començar la setmana amb més motivació a l'establir un enfocament per cada setmana. I amb els enllaços de feines vinculades, els treballadors poden obtenir tots els detalls que necessiten per començar a treballar directament des del canal d'activitats.

Elimina les distraccions amb les integracions

Sabies que els treballadors, utilitzen de mitjana 9 aplicacions diferents al dia? Dependre en excés de tantes aplicacions té un cost que es tradueix en un incompliment dels terminis i més hores de feina. Per eliminar el cansament de passar d'una eina a una altra i augmentar l'eficiència, pots afegir les aplicacions que utilitzes a diari com ara Zoom, Salesforce, Clockwise, Slack i moltes més, directament a Asana. També les pots integrar a Les meves tasques per incrementar la productivitat dels equips. Per exemple, amb la integració de l'Slack, és fàcil convertir els missatges d'Slack en tasques concretes que es mostren a les tasques d'un usuari. Així, res és passa per alt. Properament també es podrà integrar Google Drive.

Escoltar i demanar comentaris

Els millors líders creen un espai segur on escoltar els seus empleats. A Asana, entenem que les reunions individuals són importants per tal que gerents i treballadors millorin la coordinació, estableixin una bona relació i es promogui una comunicació oberta. Amb la plantilla de projectes individuals redissenyada, pots planificar les teves reunions, estar al corrent dels objectius i tirar endavant converses rellevants.

Una manera pràctica i visual d'organitzar les tasques del vostre projecte

La vista en mode timeline permet fer un seguiment en temps real de l'evolució del vostre projecte, adaptar-lo si sorgeixen incidències inesperades i treballar en equip per complir els terminis establerts.

Per poder accedir a la línia de temps, aneu al menú horitzontal de la part superior del projecte.

Qualsevol tasca del projecte que tingui una data de venciment o un interval de dates afegits es mostrarà automàticament a la línia de temps.
Les tasques no programades del projecte que no tinguin dates de venciment apareixeran a la dreta de la línia de temps a la secció Tasques no programades. Les podeu amagar fent clic a la X de la dreta.

Planificació de tasques a la línia del temps

Per a moure tasques des de Tasques no programades a la línia de temps, podeu arrossegar la tasca des del contenidor no programat a les dates correctes de la línia de temps, o fer clic de nou a la vista de llista o de tauler i afegir una data de venciment o un interval de dates a aquesta tasca. Una vegada que la tasca tingui una data de venciment, apareixerà a la línia de temps.

Afegiu un interval de dates de venciment a la tasca

Feu clic al selector de data de venciment de la tasca i seleccioneu Afegeix una data d'inici a la part inferior. Primer trieu el dia en què la tasca hauria de començar, després una data de venciment.

Reprogramar tasques en massa

És possible que hàgiu de reprogramar les tasques planificades en massa per a alinear-vos amb les dates de la tasca principal o amb possibles incidències del projecte.

Ho podeu fer anant a la línia del temps. Feu multiselecció de tasques i les arrossegueu fins a una data més realista de la línia del temps.

Crea una tasca nova a la línia de temps

Per a crear una tasca nova, podeu fer clic directament sobre la línia de temps en la data en què voleu programar la tasca i escriure el nom de la tasca. A continuació, podeu fer clic als detalls de la tasca per a afegir informació addicional i assignar-la a la persona adequada, i la tasca apareixerà directament a la línia de temps, així com a la vista de llista o de tauler.

Establir colors a la línia del temps

La millor manera d'establir colors a la línia de temps és crear camps personalitzats i establir colors per a cada camp. Després, quan establiu un valor de camp personalitzat a les tasques, aquest color es pot veure a la línia de temps.

Dependències de la línia del temps

Podeu establir dependències directament a la línia de temps fent clic a la icona del connector que apareix passant per damunt d'una tasca i després arrossegant-la a una altra tasca.

Si les tasques del vostre projecte depenen d'altres, es mostraran com a connectades a la línia del temps.

Si no hi ha conflictes de data, una tasca estarà connectada a la tasca de la qual depèn a través d'una línia gris. En canvi, si les tasques dependents se superposen, es mostrarà una línia de dependència vermella per indicar que hi ha un conflicte potencial.