Els 5 errors més habituals amb Asana

Asana és una de les eines de gestió de projectes més populars que existeixen avui dia, gràcies a la seva flexibilitat i capacitat per a adaptar-se a diferents fluxos de treball. No obstant això, com amb qualsevol eina, la seva eficàcia depèn en gran manera de com s'utilitzi. Aquí explorem els cinc errors més comuns que els equips cometen en usar Asana i oferim consells pràctics per a evitar-los.

1. Mala gestió de "Les meves Tasques"
   L'error: Un dels errors més freqüents és no aprofitar al màxim la secció "Les meves Tasques". Els usuaris sovint deixen tasques desorganitzades, sense prioritzar, la qual cosa pot portar a la sobrecàrrega de treball o a passar per alt tasques importants.
   Com evitar-ho: Feix de la revisió diària de "Les meves Tasques" un hàbit. Utilitza les funcions de priorització que ofereix Asana, com "Avui", "Pròximes" i "Més tard", per a organitzar el teu dia de treball. Això no sols t'ajudarà a mantenir-te enfocat en el que és urgent i important, sinó que també et permetrà tenir una visió clara de les teves pròximes responsabilitats.
2. No revisar la Safata d'Entrada
   L'error: Ignorar la Safata d'Entrada de Asana. La Safata d'Entrada és on reps notificacions sobre els projectes i tasques que t'interessen. No revisar-la regularment pot portar-te a perdre't d'informació crucial, actualitzacions o canvis en els projectes.
   Com evitar-ho: Dedica un moment específic del dia per a revisar la teva Safata d'Entrada de Asana. Això t'assegurarà d'estar al corrent de totes les novetats i de poder respondre de manera oportuna a les tasques o comentaris que requereixin la teva atenció.
3. Tasques mal definides
   L'error: Crear tasques sense suficient informació o de manera vaga. Això pot portar a confusions i retards, ja que els membres de l'equip podrien no entendre completament què s'espera d'ells.
   Com evitar-ho: Assegura't que cada tasca tingui un títol clar, una descripció detallada, i assigna a cadascuna un responsable i una data de venciment. Si és necessari, adjunta arxius rellevants o enllaços per a proporcionar context addicional. Una tasca ben definida és el primer pas cap a la seva reeixida execució.
4. Creació incorrecta de Projectes
   L'error: Els projectes en Asana han de ser configurats pensant en el flux de treball de l'equip. Un error comú és estructurar els projectes de manera que no s'alineïn amb les necessitats de l'equip o de l'organització, la qual cosa pot portar a confusió i desorganització.
   Com evitar-ho: Abans de crear un projecte, pren-te un temps per a planificar la seva estructura. Considera quines vistes (Llista, Tauler, Calendari) serien més útils per al projecte i assegura't de configurar adequadament les seccions o columnes. Involucra al teu equip en aquest procés per a assegurar-te que el projecte compleixi amb les necessitats de tots.
5. No usar el cercador
   L'error: No utilitzar la funció de cerca de Asana. Molts usuaris obliden que poden trobar ràpidament tasques, projectes, missatges i més, simplement usant la funció de cerca.
   Com evitar-ho: Familiaritza't amb la funció de cerca de Asana i usa-la regularment. Pots buscar per paraules clau, dates, persones assignades i més. La cerca avançada et permet fins i tot guardar cerques freqüents com a informes personalitzats, facilitant l'accés ràpid a la informació que necessites amb regularitat.
   Evitar aquests errors comuns pot millorar significativament l'eficàcia del teu equip en usar Asana. Implementa aquests consells per a treure el màxim partit d'aquesta poderosa eina de gestió de projectes.

Si vols evitar aquests o d'altres errors i vols assegurar-te d'estar traient tot el suc a Asana, pots contactar amb nosaltres i t'ajudarem revisant el teu espai a Asana