Volcanic empezó a utilizar la herramienta Asana desde su aparición el 2011 y ha seguido de cerca su evolución

Una empresa como Volcanic Internet, donde ofrecemos servicios tan diversos como diseño web, identidad corporativa, estrategia digital, posicionamiento de marca o análisis y diagnosis con auditorías WPO, SEM y SEO, necesita de herramientas potentes para dar el mejor servicio a los clientes.

Siguiendo de cerca las tendencias del sector tecnológico, en 2011 apareció en el mercado (primero en una versión BETA) una herramienta web llamada Asana, basada en los métodos de trabajo colaborativo entre equipos para aumentar las posibilidades de éxito de un proyecto. Asana la desarrollaron dos ingenieros que anteriormente habían participado en los titánes Facebook y Google.

En Volcanic Internet enseguida confiamos en Asana como herramienta para mejorar la colaboración de los equipos y la gestión de los proyectos y hemos ido siguiendo sus constantes actualizaciones y mejoras y las hemos ido incorporando a nuestro día a día corporativo, así que tenemos un conocimiento extenso de la herramienta. Tanto es así que en 2022 nos hemos convertido en Solutions Partners de Asana en nuestro país.

Os presentamos los principales usos de Asana en Volcanic Internet.

Gestión de proyectos

Este es el uso principal que le hemos dado a Asana y que nos sirve para protocolizar todas las fases de los proyectos que desarrollamos como por ejemplo la planificación de las tareas, la asignación de los responsables, la selección de la tipología de proyecto, el diseño o el tiempo de duración estipulado para cada fase hasta su ejecución completa.

Búsqueda de candidatos o ATS (Applicant Tracking System)

En Volcanic Internet hemos ido creciendo y nos hemos ido especializando y esto nos ha llevado a la búsqueda de candidatos para ocupar varios puestos dentro de nuestra organización. Con la aplicación de Asana es posible hacer un seguimiento exhaustivo de cada etapa por la cual pasa un candidato para trabajar con nosotros. Desde la primera toma de contacto y la entrevista personal hasta la decisión final de incorporarlo o no a nuestro equipo.

Calendario de publicaciones

Otra funcionalidad muy práctica de Asana es el calendario editorial que permite la temporización de todas las fases antes de publicar los contenidos. Desde el momento que se escoge el tema, la redacción, la revisión del texto, su publicación en el blog y finalmente su difusión a través de los diferentes canales de comunicación.

Proyecto de proyectos

El llamado Pipeline Dashboard es un tablero dentro de Asana que permite monitorizar la actividad de todos los proyectos que estamos desarrollando en Volcanic y priorizar los aspectos clave. Lo más interesante es que tiene la misma estructura que un proyecto cualquiera, con la particularidad que los engloba a todos. Resulta muy útil para seguir el hilo y tener una visión panorámica de todo el que estamos haciendo en la empresa.

Support Tickets

Un buen servicio al cliente pasa por una atención personalizada y ágil y en este sentido el Support Ticket que ofrece Asana es ideal. Tanto si son clientes nuevos como fidelizados, se lleva un registro de cada contacto que se establece con Volcanic a través de los distintos canales disponibles, se deja constancia de cúal ha sido el motivo y se deriva a un responsable que, de manera diligente, dará respuesta a la petición realizada.

Tareas comerciales

A pesar de que en Volcanic no utilizamos específicamente el CRM (Customer Relationship Management) de Asana, es cierto que aprovechamos algunas de sus funcionalidades con fines comerciales. Por ejemplo, nos permite hacer presupuestos con los datos que hemos introducido y nos conecta con la aplicación donde sí que tenemos el gestor de clientes.

Reuniones con clientes

Asana también permite crear un directorio con todas las actas de las reuniones con el cliente, de forma que cualquier parte implicada en el proyecto las puede consultar y ponerse al día de las decisiones que se van tomando. Una manera muy útil de practicar la transparencia y la transversalidad dentro de los equipos.

Reuniones de empresa

Mantener reuniones periódicas de empresa es importante si se quiere mantener una buena cohesión de grupo y, sobre todo, para poder detectar cualquier distorsión de la información ahora que el trabajo híbrido y la comunicación asíncrona estan a la orden del día. Con Asana es posible organizar y celebrar estos encuentros que ayudan a mantener un ritmo constante de trabajo.

Reuniones one-to-one

Tan importante es celebrar reuniones de empresa como reuniones individuales con los trabajadores. Es lo que se denomina one-to-one y permite conocer la evolución de las tareas de un empleado en concreto, así como su grado de satisfacción con los proyectos, los clientes y, en última instancia, con la própia empresa.

Bonus track: "Musical taste" con Slack

Vamos a terminar hablando de otra herramienta que usamos en Volcanic: Se trata de Slack, una herramienta de comunicación empresarial que es posible vincular con Asana. En Volcanic nos gusta tener nuestro pequeño espacio de recreo y por eso creamos el canal "Musical taste" para que toda la gente que trabaja con nosotros pueda compartirnos la música que más les gusta, sea para encontrar el flow mientras realiza una tarea o sencillamente para desconectar.

Los campos personalizados permiten añadir información adicional a las tareas de tus proyectos en Asana.

Puedes crear un campo para mostrar la etapa, la prioridad, el costo y cualquier otro dato relevante para tu flujo de trabajo, equipo y empresa. Esto permite tener una visión más clara del trabajo que se está haciendo en toda la organización.

Existen dos tipos de campos personalizados que puedes crear en Asana. Son los campos para un proyecto o portafolio específicos y los campos que se pueden volver a utilizar en tu organización.

Crear un campo personalizado que tu organización pueda volver a utilizar

Haz clic en el botón Añadir campos.

Desde la pestaña Añadir campos personalizados puedes:

1. Añadir el título del campo.
2. Seleccionar el tipo de campo.
3. Añadir una descripción.
4. Añadir el campo a la biblioteca de campos de tu organización para que cualquier miembro lo pueda volver a utilizar.

Crear un campo personalizado para un proyecto o portafolio específicos

Desde la pestaña Añadir campo personalizado, puedes:

1. Añadir el título del campo.
2. Seleccionar el tipo de campo.
3. Añadir una descripción.
4. No añadas el campo a la biblioteca de campos de la organización si quieres que sea específico para tu proyecto.
5. Eliminar el campo.
6. Guardar los cambios.

Añadir campos personalizados desde la barra de herramientas

Añadir campos personalizados directamente desde la barra de herramientas.

Actualmente pueden haber 30 campos en un solo proyecto. Puedes tener hasta 60 campos en una tarea (esto es posible si asignas la misma tarea a varios proyectos). Un campo personalizado desplegable puede tener hasta 200 valores.

Con los campos personalizados de selección múltiple, se pueden escoger diferentes valores a la vez en un solo campo personalizado. Cuando escoges el tipo de campo personalizado de selección múltiple, añade todas las opciones relevantes desde el panel de edición del campo. Para poder utilizar la selección múltiple en tu proyecto, muévete hasta el campo que quieres editar y, sencillamente, seleccionas todas las opciones que correspondan.

Escoger un campo existente en tu biblioteca

Puedes convertir tus campos personalizados en globales para toda tu organización, para que tú y tus compañeros de equipo los podáis utilizar en múltiples proyectos. También tienes la opción de crear campos locales para un solo proyecto o portafolio. Además, puedes escoger campos personalizados globales desde la biblioteca de campos de tu organización.

Haz clic en la opción Añadir campos desde la opción Personalizar de la barra de herramientas.

• Haz clic en Seleccionar desde la biblioteca.
• Selecciona el campo que quieras añadir a tu proyecto desde los resultados sugeridos.

Editar campos

Puedes editar un campo personalizado con tu barra de herramientas o el encabezado de la columna.

Para editar el campo, haz clic en el icono del lápiz junto al nombre del campo.

También puedes editar un campo personalizado utilizando el encabezado de la columna. Haz clic en la flecha del menú desplegable junto al campo personalizado y selecciona Editar campo.

Eliminar campos personalizados de un proyecto

Selecciona Eliminar el campo del proyecto.

Aunque suene paradójico, el mundo digital también posee un lenguaje no verbal a menudo difícil de interpretar.

Cada día más nuestro trabajo se ha vuelto digital, pero nuestros estilos de comunicación han quedado obsoletos.

La autora Erica Dhawan habla en su libro de la necesidad de construir conexiones y confianza en el ámbito laboral, sin importar la distancia geográfica.

Digital Body Language: How to Build Trust and Connection, No Matter the Distance es el título del libro que lanzó en 2021 y que recoge consejos prácticos para mejorar en una área donde muchas personas fallan: la comunicación digital.

Pero esta no es la primera incursión de Dhawan en esta materia. Anteriormente ya había publicado un par de artículos que, en tono de humor, pretenden echar por tierra los clichés sobre la comunicación digital. El primero se titula “Why the Hybrid Workforce of the Future Depends on the ‘Geriatric Millennial’ y el segundo, presentado como un artículo de opinión en el The New York Times, lleva por título “Ignoring a Text Message or Email Isn’t Always Rude. Sometimes it’s necessary.”

"Durante mucho de tiempo confiamos en el lenguaje corporal informal como una forma de desarrollar un entendimiento compartido" dice Dhawan y continúa "Crecimos aprendiendo las reglas básicas del lenguaje corporal, pero no las del lenguaje corporal digital. No hay un libro de reglas, así que hemos cometido muchos errores."

A continuación podéis leer una versión resumida de una entrevista a Erica Dhawan sobre este tema.

¿Crees que la crítica constructiva siempre debe darse por teléfono para evitar malas interpretaciones?

Las investigaciones demuestran que, hasta el 50% de las veces, el tono puede malinterpretarse en la comunicación digital escrita. Cuando veo a alguien frente a frente o escucho el tono de su voz, puedo saber si está a punto de llorar o está emocionado. Perdemos muchos de estas señales tradicionales cuando enviamos un email. Recomiendo descolgar el teléfono o tener una breve reunión por videollamada o en persona y compartir comentarios en base al trabajo, no a la persona. Empieza hablando de los aspectos positivos antes de abordar aquello que no está funcionando bien y por qué. Este tipo de comentarios no tienen que ser simplemente una devolución en relación con lo que ya está hecho, sino que también tienen que invitar a la acción, por lo cual siempre incluyo dos tareas para hacer la próxima vez.

Tu libro menciona tres leyes del lenguaje corporal digital: valorar de manera visible, comunicarse de manera consciente y colaborar con confianza. ¿Cúal de estas leyes deben priorizar los gerentes?

A la comunicación consciente, sin duda. Unas buenas habilidades de comunicación digital son esenciales para que una persona sea reconocida como de alto rendimiento, que reciba apoyo y que reciba un ascenso en tiempo de recesión. Las personas quieren a alguien que sea un maniático de la claridad para saber qué es lo que hay que hacer, como hay que hacerlo, y después poder materializarlo.

¿Crees que  los gerentes hacen lo bastante para garantizar el bienestar psicológico de sus empleados?

¿Que lenguaje corporal tradicional de las generaciones anteriores deberían adoptar los millenials y la Generación Z?

Los profesionales experimentados pueden enseñar a los más jóvenes a dominar el lenguaje corporal tradicional, porque recuerdan un mundo en el cual podías leer la vacilación del cliente en su rostro durante una reunión presencial o cuando podías darte cuenta, gracias al contacto visual, que era momento de adoptar un enfoque diferente en tus interacciones.

¿Y al revés? Que lenguaje corporal digital deberían adoptar las generaciones más mayores?

Aprender cuando enviar un mensaje de Slack, un mensaje de texto o un email en lugar de descolgar el teléfono, y comprender la diferencia! Aunque prefieras ver la cara de todos en una videollamada, los más introvertidos suelen expresar mejor sus ideas por escrito que hablando, y les resultará más fácil comunicarse por Slack o emails que durante una reunión. No supongas que no son participativos. Entiende que ellos se expresan de manera diferente. Acostúmbrate a salir de tu zona de confort. Tienes la oportunidad de ser más inclusivo utilizando todos estos canales, en lugar de solo contar con el lenguaje corporal presencial. Incluso este tiene un intenso sesgo de proximidad porque, por ejemplo, tendemos a escuchar más atentamente a los que tienen una voz más grave, a los que son más altos, o a los que representan a la mayoría en la sala o que hablan con el acento de la mayoría. Y muchos de estos sesgos se pueden eliminar con la comunicación digital, si la utilizamos correctamente.

¿Estan los gerentes preparados para asimilar todos estos cambios en el mundo laboral?

Creo que todavía estamos en el Salvaje Oeste. Solo llevamos dos años de esta transformación masiva. Será necesario preguntarnos cuál es el riesgo de no dominar una cultura de comunicación digital efectiva. Los gerentes tienen que tomarse en serio el lenguaje corporal digital.

Planificación y gestión de eventos

Una de las utilidades que ofrece Asana es la de planificar eventos. Os explicamos como hacerlo de manera sencilla.

Cómo crear un proyecto de planificación de eventos

Existen muchas maneras de crear un plan de proyecto para un evento, pero si quieres comenzar de una manera rápida:

1. Utiliza la plantilla para planificación de eventos y adáptala a las necesidades de tu equipo.
2. Importa la hoja de cálculo que has estado utilizando hasta ahora para sincronizarla con la planificación actual.

Cómo acceder a todas las plantillas de Asana

Agregar como invitados a proveedores y profesionales a tus proyectos de eventos

Seguro que al principio te comunicas con los proveedores y profesionales que colaboran con el proyecto a través de correo electrónico, pero te podemos asegurar que es mucho mejor que los agregues al proyecto para que puedan seguir la evolución. Eso hará que sea mucho más fácil visualizar los plazos, las tareas, los documentos adjuntos garantizando que todo se hará a su tiempo. Además, simplifica la manera de hacer el seguimiento de documentos importantes como contratos y facturas.

Consejos para gestionar y realizar las tareas de los eventos

Ahora que ya has creado el proyecto de planificación de eventos, sigue estos consejos que te ayudaran a gestionarlo a medida que vaya avanzando.

1. Publica las actualizaciones de estado y mira las actividades del proyecto en el Resumen

A medida que el plan vaya avanzando, utiliza la pestaña Resumen para publicar las actualizaciones y que tu y tu equipo podáis ver una lista activa de las tareas del proyecto.  En la actualización de estado, puedes arrastrar y soltar los Destacados para compartir gráficas o hitos. Asana guardará tu plantilla para actualizaciones de estado pot si siempre quieres usar el mismo formato.

2. Planifica el plan de tu evento con el Cronograma

La mayoria de planes tienen plazos importantes que preceden al gran acontecimiento. El Cronograma te ayuda a planificar todos los pasos para que todas las piezas encajen y el evento salga perfecto.

Cómo crear tu plan con el Cronograma:

1. En la vista de Lista, crea tareas para todas las acciones necesarias.
2. Haz clic en la pestaña Cronograma ubicada en la parte superior del proyecto para cambiar de vista.
3. Programa tareas arrastrándolas y soltándolas dentro del cronograma.
4. Distribuye los plazos de las tareas para que el responsable pueda planificar bien su tiempo segun la fecha de entrega.
5. Si las tareas se han de realizar en un orden específico, crea dependéncias entre ellas colocando el cursor encima de una de ella y después arrastrándola hacia la tarea con la que la quieres relacionar.

Cuando las tareas ya estan en funcionamiento, el Cronograma te puede ayudar a solucionar conflictos que podrían retrasar los plazos. Por ejemplo, si la reserva del lugar donde se va a realizar el evento tarda más de lo esperado, se pueden realizar cambios en el cronograma en aquellas tareas relacionadas. Los responsables de la tarea recibiran automáticamente una notificación indicando que se han modificado los plazos. De este modo se pueden reestructurarn los trabajos, sin generar reuniones extras y sin alargar excesivamente el tiempo de ejecución.

3. Da seguimiento a tus mails importantes

Siempre se puede invitar a los proveedores a tu proyecto, pero si os comunicáis a través de email te recomendamos que pruebes los complementos para Gmail, Outlook y otros clientes de email. Cuando recibas estos correos con documentos importantes o tareas para realizar, puedes incorporarlos directamente a Asana desde la bandeja de entrada, agregandolos a un proyecto o a una tarea pendiente, por ejemplo. Así evitarás perder información importante o tiempo organizando la bandeja de entrada

4. Ahorra tiempo en cada plan de evento y no te olvides de cada paso importante

Aunque cada evento es diferente, siempre hay una lista de verificación que se comparte y que contiene las tareas principales. Para evitar perder tiempo volviendo a crear un plan para cada evento o guardarlo en un documento que no está conectado con lo que estás haciendo, Asana te propone crear i guardar tu propia plantilla de eventos.

La funcionalidad de la búsqueda permite encontrar cualquier tarea, proyecto, hashtag, persona o equipo en vuestro espacio de trabajo u organización

Búsqueda básica

Para ejecutar una búsqueda básica, escribid el nombre o el título de cualquier objeto en la barra de búsqueda.

Búsqueda de texto completo

Ejecutad una búsqueda de texto completo para buscar en cada campo de texto en tareas y conversaciones, incluidos los nombres, descripciones y comentarios:

1. Haced clic en la búsqueda e introducid una palabra clave.
2. Seleccionad Visualitzar todos los resultados.

Podréis ver los resultados de la búsqueda en las pestañas Tareas, Mensajes y Proyectos.

Búsqueda avanzada y vista de las búsquedas

Las vistas de búsqueda son listas de tareas, proyectos o mensajes que cumplen los criterios que especifiquéis. Crea una vista de búsqueda para encontrar cualquier grupo específico de tareas, proyectos o mensajes.

Los resultados de la vista Búsqueda solo mostrarán tareas, proyectos y mensajes de los cuales tenéis permisos, por lo tanto, vuestros colegas pueden ver resultados diferentes, incluso si estáis buscando exactamente con los mismos parámetros.

1. Ir a Búsqueda.
2. Selecciona Búsqueda Avanzada.

En la ventana de Búsqueda Avanzada, encontrarás un buen número de parámetros que puedes utilizar para encontrar una tarea, un proyecto o un mensaje.

Como podéis modificar la búsqueda de proyectos

Realizar un buen filtraje de los resultados os puede ayudar a encontrar exactamente lo que queréis, más rápido. Podéis reducir o ampliar vuestra búsqueda.

1. Haced clic en Añadir filtro.
2. Seleccionad Proyectos
3. Escoged en todos estos proyectos para buscar proyectos específicos que creeis que contienen el término o la frase de búsqueda.
4. Escoged No en estos proyectos para excluir los proyectos que sabéis que no contienen el término o la frase de búsqueda.

Una vez hayáis establecido los criterios de búsqueda, haced clic en el botón Búsqueda. Los resultados de la vista de búsqueda aparecerán en la subventana principal y el nombre de la vista de búsqueda aparecerá en la parte superior de la cabecera. Podéis ordenar los resultados según el criterio que queráis como por ejemplo última modificación, fecha de entrega, etc.

Guardad las vistas de búsqueda como búsquedas guardadas

Si hay vistas de búsqueda que utilizaréis regularmente, podéis guardarlas como búsquedas guardadas para un acceso más fácil en el futuro. Haced clic en el botón Guarda la búsqueda. Una vez guardada, la vista de búsqueda aparecerá bajo vuestros preferidos en la parte superior de la barra lateral.

Como buscar rápidamente en un proyecto

Es posible buscar tareas rápidamente en vuestro proyecto actual. Esto es particularmente útil si tenéis un proyecto con un gran número de tareas.

1. Haced clic en el icono de los tres puntos.
2. Selecciona Busca en el proyecto.

Con esta función los miembros de los equipos pueden saber porque es importante su trabajo y cuáles son los hitos comunes por las que hay que trabajar.

Ofrece un sistema para el seguimiento de aquellos objetivos que te permiten obtener resultados medibles, además de aportar una fuente única de referencias para establecer y controlar los objetivos en el mismo lugar donde tu equipo está haciendo todo su trabajo. Para acceder a la vista de la lista de objetivos ve a la sección Objetivos del menú lateral.

Utiliza la pestaña Mis objetivos para encontrar y supervisar rápidamente los objetivos de los cuales eres responsable. Aquí podrás filtrar la búsqueda por Todos los objetivos, Objetivos abiertos y Objetivos cerrados. También puedes gestionar tus objetivos directamente desde la página de inicio utilizando el widget Mis objetivos.

El widget Mis Objetivos

Este widget te permite hacer un seguimiento fácilmente de los objetivos desde la página de inicio.

Selecciona el widget Mis objetivos del menú Personalizar de la parte superior derecha de tu página de inicio, arrástralo desde el menú lateral hasta la página de inicio. Puedes utilizar el menú de los tres puntos para ver el widget a tamaño completo o medio, según tus preferencias.

Objetivos del equipo

Para acceder a la vista de la lista de objetivos, ve a la sección Objetivos del menú lateral.

Desde esta vista, puedes:

1. Filtrar objetivos haciendo clic en la pestaña de objetivos que desees. Para acceder a Objetivos del equipo, haz clic en la pestaña de la derecha de Objetivos de la empresa.
2. Añade un objetivo nuevo al hacer clic a la opción Añadir objetivo o al encabezamiento del objetivo.
3. Hacer clic en un objetivo cualquiera para ver o editar sus detalles.
4. Mostrar u ocultar equipos.
5. Haz clic en la opción para filtrar y buscar y seleccionar el encargado o el estado de un objetivo específico.
6. Acceder a los objetivos según los periodos establecidos haciendo clic en Todos los objetivos.

Objectivos de la empresa

Para acceder a la pestaña Objetivos de la empresa:

1. Haz clic en Objetivos de la empresa para acceder a la pestaña correspondiente.
2. Haz clic en Misión de la empresa para describir la misión, la visión y la filosofía de los objetivos de la empresa. Definir la misión de tu empresa te puede ayudar a aportar más claridad a tu equipo respecto de los objetivos del negocio.
3. Para añadir un objetivo, haz clic en el signo + que se encuentra a la derecha de los objetivos de la empresa.
4. Haz clic en Filtrar para poder buscar y seleccionar el encargado o el estado de un objetivo en concreto.
5. Accede a los objetivos según los periodos específicos al hacer clic en Todos los objetivos.

Como crear un objetivo

Puedes añadir un objetivo nuevo a nivel de empresa o de equipo haciendo clic en el icono Añadir objetivo en la vista de lista de los objetivos.

Desde la vista de la lista de Objetivos del equipo, puedes:

1. Ver el nombre del objetivo, la cantidad de subobjetivos asociados y expandirlos para ver todos estos subobjetivos.
2. Editar y suprimir un equipo asociado a tu objetivo.
3. Editar la fecha de inicio, la fecha de entrega o el periodo del objetivo.
4. Ver el progreso de tu objetivo y hacer clic para acceder a la página de detalles del objetivo.
5. Cambiar el encargado del objetivo seleccionado.

Medir el progreso de los objetivos

Al crear un objetivo, puedes seleccionar como quieres medir su progreso hacia el éxito. El método de actualización puede ser automático o manual.

Automático: el progreso se calculará automáticamente a partir de los subobjetivos o proyectos que se añadan en la página de detalles del objetivo después de su creación. Escoge las actualizaciones de progreso automáticas para reducir las tareas rutinarias cuando las conectas al progreso del objetivo directamente a los subobjetivos o proyectos. El progreso será un promedio, en el supuesto de que la métrica sea un porcentaje, o una suma, si la métrica es una cantidad o una moneda, de los subobjetivos o proyectos. Cuando el progreso de estos elementos cambia, también cambia el progreso de los objetivos principales, de forma automática. Esta opción es la más indicada para aquellos objetivos el éxito de los cuales se calificará únicamente en función del progreso de los proyectos u otros objetivos y subobjetivos.

Manual: el usuario actualizará manualmente el progreso de este objetivo. Esta opción es más adecuada para objetivos que tienen criterios de calificación específicos que no son solo el progreso de subobjetivos o proyectos, u objetivos el logro de los cuales se basa en datos externos, cualitativos (un juicio de progreso, por ejemplo) o binarios (logrado o no logrado).

Cerrar un objetivo

Puedes cerrar el objetivo cuando quieras. Desde la vista de lista de objetivos, haz clic en el objetivo y selecciona Actualizar el progreso.

También puedes cerrar un objetivo haciendo clic en la flecha del menú desplegable que se encuentra junto al objetivo y después seleccionar Cerrar este objetivo.

Celebración de objetivos logrados

Cuando el estado de un objetivo cambia a cerrado: Logrado obtiene una gran celebración (muchas criaturas) y Parcial obtiene una celebración pequeña (una criatura).

Eliminar un objetivo

Puedes eliminar un objetivo haciendo clic con la flecha del menú desplegable que se encuentra junto al objetivo y después seleccionar Eliminar objetivo.

Compartir esfuerzos para poder compartir los éxitos

Pueden pasar grandes cosas cuando los equipos son capaces de ver el valor de su trabajo. Pero, a menudo, las iniciativas estratégicas se encuentran desconectadas de los proyectos cotidianos, hecho que genera incertidumbre en los trabajadores sobre las prioridades del trabajo.

Según el 2022 Anatomy of Work Index, casi 1 de cada 3 trabajadores no es capaz de identificar una relación clara entre su trabajo diario y los objetivos de la empresa.

Para lograr las misiones de una organización y ser eficaces, los equipos deben comprender de manera clara los objetivos y que se necesita para conseguirlos. Este mes, destacamos las principales nuevas funciones que ayudan a los empleados a tener una visión general y a priorizare de manera eficaz.

Pon los objetivos en el centro de todo

Con Mis Objetivos, puedes ver como tus proyectos contribuyen directamente en los hitos generales de la empresa, así sabrás qué hacer y por qué es importante. Ahora, puedes tener tus objetivos siempre presentes al añadir el widget Mis Objetivos en la página deInicio.

Comparte el progreso en tiempo real

Con las actualizaciones de progreso automáticas, deja atrás las interminables reuniones de actualización de estado, controla los avances del equipo, detecta riesgos al instante y mantén a todos actualizados, sin tareas manuales.

Cuando eres el encargado de liderar el cambio dentro de tu organización, ya sea el equipo ejecutivo, tus empleados, el consejo o incluso los clientes, la situación viene con su propia fuerza gravitacional. "Existe la posibilidad de perder la confianza y ver como todo se va erosionando. Así que ser sincero y hacerlo bien, realmente importa" explica Anna Binder, jefa de personal de Asana.

Binder ha dirigido la empresa durante periodos de crecimiento y cambio decisivos, desde que se unió a Asana hace seis años. La gestión de un equipo en periodos de cambio como estos se reduce a ser muy claro a la hora de explicar porque se toman determinadas decisiones.

Una vez que los líderes son claros en los cambios que quieren llevar a cabo, sean grandes o pequeños, tienen que crear espacios y canales de comunicación para que los empleados expresen lo que sienten sobre estos cambios. “El espacio es cuando de repente me tomo un momento para preguntarte Ei, ¿que te parece esto en términos de tus expectativas?", dice Anna Binder.

Cuando se trata de canales, Binder dice que la creación de un canal dedicado de Slack permite a los líderes dar espacio a su gente para expresar sus sentimientos. Esto permite que no se magnifiquen las emociones y que la situación no se desborde. "La creación de estos canales es tan importante como la expresión de las emociones" asegura.

Esta honestidad es una de las razones por las cuales Asana ha confiado en Binder durante estos periodos decisivos de crecimiento y cambio.

Binder también estuvo al frente del giro en la gestión de la antigua estrategia de marketing denominada “Rule of 7” que declaraba que un cliente tiene que escuchar primero el nombre de una empresa siete veces antes de tomar una decisión de compra.

Otra estrategia es entrenar a los directores para no preguntar a los trabajadores "¿Como lo estás haciendo?". En lugar de eso, tienen que preguntarles "¿Como te sientes hoy?". Este sutil cambio a menudo tiene resultados en las respuestas radicalmente diferentes.

Anna Binder dice "Creo que si vas a la generación de nuestros padres y miras los espacios de trabajo corporativos en los cuales se encontraban, no había espacio ni interés por todo aquello que hiciera referencia al factor humano. No había interés en cómo se sentía alguien. Incluso creo que es muy, muy reciente, que la palabra "sentimientos" haya entrado en el vocabulario del mundo laboral".

Una manera de verlo seria decir "Nos hemos vuelto más blandos". Otra manera de decirlo es "Si quieres ganar en los mercados, si quieres conseguir resultados increíbles, si quieres conseguir tus objetivos, si quieres superar a tu competencia, tienes que hacer funcionar sin cesar la máquina de una manera muy muy precisa y minuciosa". Es miope pensar que los seres humanos pueden separar su productividad y creatividad de su bienestar emocional.

"Creo que las empresas y los líderes consideran una inversión el hecho de comprender los sentimientos y promocionar la salud mental de sus empleados apoyándolos, como una forma egoísta de conseguir que hagan mejor su trabajo. Creo que es una buena práctica empresarial", sentencia Binder.

En este enlace encontraréis la charla que ofreció Binder en “Leading through change: Creating clarity and building trust.”

El bienestar emocional en Volcànic Internet

En Volcànic Internet coincidimos plenamente con la perspectiva que nos presenta Anna Binder y creemos que el bienestar personal y emocional de las personas que conforman el equipo es esencial para poder generar posteriormente valor para nuestros clientes.

Muestra de ello son algunas de las características que supone trabajar en Volcànic como, por ejemplo, la libertad para escoger desde dónde trabajar, el horario totalmente flexible o también el programa de curas de Volcànic en el que todo el equipo tiene a su disposición una psicóloga para poder trabajar el apartado mental y emocional de la mejor manera posible.

Una manera de mejorar el rendimiento de los equipos

En esta nueva era del trabajo, los líderes de las empresas tienen la oportunidad de ofrecer a sus equipos claridad, alineación y enfoque. Os explicamos un conjunto de mejoras diseñadas con este objetivo.

Según elAnatomy Work Índex 2022, los trabajadores dedican un 58 % de su tiempo a tareas poco productivas y un 42 % sufre agotamiento y el síndrome del impostor de manera simultánea. No obstante, los grandes líderes empresariales reconocen que los trabajadores son los activos más valiosos de una organización y su bienestar incide directamente en todos los aspectos del negocio.

Desde trazar un camino alrededor de los objetivos hasta forjar relaciones duraderas con los empleados. Asana ha creado opciones para mantener a los equipos comprometidos y generar resultados de alto impacto.

Relaciona cada tarea individual con la visión global

El estudio sobre el trabajo realizado por Asana demuestra que casi 1 de cada 3 trabajadores no ve como su esfuerzo contribuye a los objetivos globales de la compañia. ¿El resultado? Los trabajadores pierden interés en su trabajo.

Los trabajadores estan más preparados para realizar mejor su trabajo cuando entiende claramente el valor que aportan sus habilidades. Con los Objetivos de Asana puedes relacionar la misión de tu organización con las tareas diarias en un espacio compartido. Además, con Mis objetivos los miembros del equipo pueden seguir la evolución de los proyectos hasta convertirse en iniciativas mayores.

Los resúmenes automáticos de progreso te permiten un seguimiento de los avances en los objetivos del equipo e identificar los obstáculos en tiempo real, que permiten que se reduzca la microgestión y las reuniones que consumen mucho tiempo.

Conseguir un objetivo tendría que ser una experiencia gratificante. Para reconocer y celebrar lo que hacen los miembros de un proyecto, activad la característica Apreciaciones en Objectivos cada vez que se consiga un logro. Con este refuerzo positivo, podéis dar al equipo el impulso que necesitan para sentirse valorados y mantener el síndrome del impostor a raya.

Fomentando la concentración

Cuando los equipos tienen la oportunidad de trabajar enfocados y sin distracciones, pueden conseguir todo aquello que se propongan. Aun así, a menudo es difícil mantener la concentración cuando recibimos alertas de forma constante. Más de la mitad de los trabajadores siente que tiene que responder a las notificaciones de manera inmediata y, más de un tercio, se siente abrumado por las constantes alertas. Afortunadamente, hay formas de limitar estas distracciones, recuperar el tiempo y centrarse en las cosas realmente prioritarias.

Al activar el modo No molestar en vuestro perfil, dáis ejemplo para que los equipos establezcan límites y controlen cuando se haran las notificaciones. ¿Quieres ir más lejos? Nuestra próxima función de escritorio te permitirá reservar tiempo y pausar las notificaciones para tareas específicas y así podrás dedicar tus horas de trabajo a las tareas más importantes, sin interrupciones

Además, implementamos una nueva función móvil que permitirá a los equipos empezar la semana con más motivación al establecer un enfoque para cada semana. Y con los enlaces de tareas vinculadas, los trabajadores pueden obtener todos los detalles que necesiten para empezar a trabajar directamente desde el canal de actividades.

Elimina las distracciones con las integraciones

¿Sabias que los trabajadores, de promedio, utilizan 9 aplicaciones diferentes al día? Depender en exceso de tantas aplicaciones tiene un costo que se traduce en un imcumplimiento de los plazos y más horas de trabajo. Para eliminar el agotamiento de pasar de una herramienta a otra y aumentar la eficiencia, puedes agregar las aplicaciones que utilices a diario como Zoom, Salesforce, Clockwise, Slack y muchas más, directamente a Asana. También las puedes integrar a Mis Tareas para incrementar la productividad de los equipos. Por ejemplo, con la integración de Slack, es facil convertir los mensajes de Slack en tareas concretas que se muestran en las tareas de un usuario. Así, nada pasa por alto. Proximamente también podréis integrar Google Drive.

Escuchar y pedir comentarios

Los mejores líderes crean un espacio seguro donde escuchar a sus empleados. En Asana, entendemos que las reuniones individuales son importantes para que gerentes y trabajadores mejoren la coordinación, establezcan una buena relación y se promueva una comunicación abierta. Con la plantilla de proyectos individuales rediseñada, puedes planificar tus reuniones, estar al corriente de los objetivos y emprender conversaciones relevantes.