Replantejar la funcionalitat de les reunions

És hora d’agafar el calendari i replantejar com el teniu organitzat.  

Si us sentiu aclaparats per la vostra agenda de reunions, us podem ajudar. Actualment cada treballador perd gairebé tres hores a la setmana fent reunions que resulten innecessàries i acaben en horaris fragmentats i en esgotadores reunions virtuals, convertint-se en la norma i no en l’excepció. Però això no té perquè ser així.

Us exposem algunes raons per acabar amb el caos dels vostres calendaris.

• No us limiteu a revisar el calendari. Organitzeu un “Meeting Doomsday” o reunió de la fi del món.
• Deixeu de perdre el temps a les reunions. Recupereu la productivitat.
• Realment necessiteu una reunió per això? Quan s’ha d’utilitzar la comunicació asíncrona.
• Organitzeu reunions que siguin realment productives. Consell: el secret està en organitzar l’agenda.

Com mantenir el focus durant les reunions virtuals.

1. Escurçar els temps de les reunions: la fatiga de la reunió virtual comença a establir-se al voltant dels 30 minuts. Més enllà d’aquest punt, resulta difícil concentrar-se. A les reunions cara a cara el temps màxim s’estableix entre els 45-60 minuts.
2. Desactivar l’auto-vista: veure la vostra pròpia cara durant les reunions virtuals activa la part del cervell responsable del reconeixement facial i això és una despesa d’energia i atenció. Intenteu desactivar l’autovisualització o cobrir la imatge de la cara amb un post-it.
3. Uns minuts de descans: les reunions consecutives poden drenar ràpidament les reserves mentals dels assistents. Uns minuts entre sessions poden ajudar el cervell a reiniciar-se, especialment si us allunyeu de la pantalla.
   

Amplieu el focus amb alguns consells.

Les xifres darrere les reunions sense sentit.

Tens un segon per xatejar? No.
Tots hem estat en una reunió que hauria d'haver estat un correu electrònic. Què passa quan aquestes reunions es van acumulant llarg de l’any? Doncs que acaben sumant 129 hores gastades en reunions innecessàries, segons l’informe Anatomy of Work realitzat per Asana.

Algunes reflexions.

• El 24% dels treballadors creuen que massa reunions condueixen directament a terminis perduts.
• El 48% dels treballadors consideren que unes reunions més eficaces podrien reduir les notificacions que provoquen distraccions.
• El 52% dels treballadors fa més d’un any que són multitasca durant les reunions virtuals.