Durant els darrers anys, hem vist com moltes empreses han fet esforços per digitalitzar la seva manera de treballar. Tanmateix, en massa ocasions encara hi ha una sensació de desordre: tasques que es dupliquen (“això no era el que estaves fent tu?”), informació que es perd (“ho vam comentar en aquell daily, no te’n recordes?”) i equips que necessiten reunir-se més del que voldrien per entendre en quin punt es troba la feina.
Tot això no és casual; de fet, té una explicació força clara. Segons el McKinsey Global Institute, els treballadors dediquen el 48% del seu temps a enviar correus electrònics, buscar informació i coordinar-se amb la resta de l’equip. Això vol dir que la major part de l’esforç no està orientat a generar valor, sinó a intentar organitzar-lo.
El problema, per tant, no és tecnològic sinó estructural. Et sona?
El que moltes organitzacions encara no han acabat de resoldre és una tercera capa essencial dins del seu sistema de treball. Han invertit en comunicació (Teams, Slack, correu electrònic…), en contingut (SharePoint, Google Drive, Dropbox…), però el més important continua sense respondre’s: com ho coordinem tot això?
En aquest context és on Asana pot jugar un paper diferencial, sempre que s’entengui correctament la seva funció dins del sistema.
Implantar Asana
Asana no és, o no hauria de ser, simplement una altra plataforma de gestió de tasques. El seu valor està a actuar com una capa de coordinació que connecta la feina a tots els nivells de l’organització. A través del seu model de dades, el famós Work Graph, vinculem tasques individuals amb projectes, fites i objectius estratègics, generant una visió completa i actualitzada del treball en temps real. Aquesta capacitat de connexió és clau, perquè transforma l’eina en alguna cosa més que un repositori: la converteix en un sistema operatiu per al dia a dia.
Tot i que escrit sona molt bé, és cert que, a la pràctica, implantar Asana implica canviar la manera com s’organitza l’activitat quotidiana.
Imaginem una empresa del sector retail que gestiona campanyes de màrqueting en diversos països. Abans de replantejar el seu sistema de treball, cada equip operava amb les seves pròpies eines: fulls de càlcul per a la planificació, correus electrònics per a la coordinació i documents compartits per al contingut. El resultat era una manca de visibilitat constant, especialment per als perfils de lideratge, que depenien d’informes manuals per prendre decisions.
En introduir Asana sense un procés de formació i disseny adequat, la situació amb prou feines va millorar. L’eina es va convertir en un espai més on registrar tasques, però la feina continuava passant fora. Quan realment va començar a generar valor va ser després, quan l’organització es va adonar que havia de definir clarament el seu flux de treball, des de l’entrada de les sol·licituds fins a l’execució i el reporting, i quan es va formar tot l’equip per poder aprofitar els beneficis i les automatitzacions d’aquesta eina.
Aquest exemple il·lustra un dels errors més habituals que trobem en processos de transformació digital: implementar eines sense revisar prèviament el sistema de treball. Quan això passa, el problema no és la tecnologia, sinó la manca d’un disseny organitzatiu que la sostingui.
D'eina a sistema de treball
Tenint en compte l’anterior, Asana és prou flexible per adaptar-se a gairebé qualsevol tipus d’organització. Des d’equips de màrqueting fins a operacions, passant per producte, IT, administració, recursos humans o consultoria, el que canvia no és l’eina, sinó com s’estructura la feina dins d’ella.
Quan la feina està ben reflectida a Asana, ja no cal demanar actualitzacions, fer tantes trucades ni reconstruir informació dispersa. L’eina es converteix en un espai viu on tot està connectat de manera eficient.
Només cal que es donin algunes condicions bàsiques perquè Asana comenci a generar valor ràpidament:
- Que hi hagi certa claredat sobre com es desenvolupa el flux de treball, encara que no estigui optimitzat al 100%.
- Que els equips estiguin disposats a centralitzar la informació en un únic lloc, tot i que sempre és més efectiu començar per un primer equip i escalar a poc a poc.
- Que hi hagi responsables clars de les tasques.
- Que es vulgui reduir la dependència dels correus electrònics, les reunions i els seguiments manuals.
Per això, més que preguntar-se si Asana “funciona”, la pregunta rellevant és una altra:
La teva organització està preparada per treballar amb més claredat?
A Volcanic tenim un equip d’experts que pot accelerar aquest procés per tu.
Laura Fernandez. Consultora IT i ambaixadora d’Asana.