Durante los últimos años, hemos visto cómo muchas empresas han hecho esfuerzos por digitalizar su forma de trabajar. Sin embargo, en demasiadas ocasiones sigue existiendo una sensación de desorden: tareas que se duplican (“¿esto no era lo que tú estabas haciendo?”), información que se pierde (“lo conversamos en aquel daily, ¿no te acuerdas?”) y equipos que necesitan reunirse más de lo que querrían para entender en qué punto está el trabajo.
Todo esto no es casual, de hecho, tiene una explicación bastante clara. Según el McKinsey Global Institute, los trabajadores dedican el 48% de su tiempo a enviar emails, buscar información y coordinarse con el resto del equipo. Esto significa que la mayor parte del esfuerzo no está orientado a producir valor, sino a intentar organizarlo.
El problema, por tanto, no es tecnológico sino estructural. ¿Te suena?
Lo que muchas organizaciones no han terminado de resolver aún es una tercera capa esencial en su sistema de trabajo. Han invertido en comunicación (Teams, Slack, email…), en contenido (Sharepoint, Google Drive, Dropbox…), pero lo más importante sigue preguntándose: ¿cómo coordinamos todo esto?
En este contexto es donde Asana puede jugar un papel diferencial, siempre que se entienda correctamente su función dentro del sistema.
Implantar Asana
Asana no es, o no debería ser, simplemente otra plataforma de gestión de tareas. Su valor está en actuar como una capa de coordinación que conecta el trabajo en todos los niveles de la organización. A través de su modelo de datos, el famoso Work Graph, vinculamos tareas individuales con proyectos, hitos y objetivos estratégicos, generando una visión completa y actualizada del trabajo en tiempo real. Esta capacidad de conexión es clave, porque transforma la herramienta en algo más que un repositorio: la convierte en un sistema operativo para el día a día.
Aunque escrito suena muy bien, es cierto que, en la práctica, implantar Asana, implica cambiar cómo se organiza la actividad diaria.
Pensemos en una empresa del sector retail que gestiona campañas de marketing en varios países. Antes de replantear su sistema de trabajo, cada equipo operaba con sus propias herramientas: hojas de cálculo para planificación, emails para coordinación y documentos compartidos para el contenido. El resultado era una falta de visibilidad constante, especialmente para los perfiles de liderazgo, que dependían de reportes manuales para tomar decisiones.
Al introducir Asana sin un proceso de formación y diseño adecuado, la situación apenas mejoró. La herramienta se convirtió en un espacio más donde registrar tareas, pero el trabajo seguía ocurriendo fuera. Cuando realmente empezó a generar valor fue después, cuando la organización se dio cuenta de que debía definir claramente su flujo de trabajo, desde la entrada de solicitudes hasta la ejecución y el reporting, y cuando se formó a todo el equipo para poder aprovechar las bondades y automatizaciones de esta herramienta.
Este ejemplo ilustra uno de los errores más habituales que encontramos en procesos de transformación digital: implementar herramientas sin revisar previamente el sistema de trabajo. Cuando esto ocurre, el problema no es la tecnología, sino la falta de un diseño organizativo que la sostenga.
De herramienta a sistema de trabajo
Tomando lo anterior en consideración, Asana es lo suficientemente flexible como para adaptarse a casi cualquier tipo de organización. Desde equipos de marketing hasta operaciones, pasando por producto, IT, administración, recursos humanos o consultoría, lo que cambia no es la herramienta, sino cómo se estructura el trabajo dentro de ella.
Cuando el trabajo está bien reflejado en Asana, deja de ser necesario pedir actualizaciones, hacer muchas llamadas o reconstruir información dispersa. La herramienta se convierte en un espacio vivo donde todo está conectado de manera eficiente.
Basta con que se den algunas condiciones básicas para que Asana empiece a generar valor rápidamente:
- Que exista cierta claridad sobre cómo se desarrolla el flujo de trabajo, aunque no esté optimizado al 100%.
- Que los equipos estén dispuestos a centralizar la información en un único lugar, aunque siempre es más efectivo empezar por un primer equipo y escalar poco a poco.
- Que haya responsables claros de las tareas.
- Que se quiera reducir la dependencia de emails, reuniones y seguimientos manuales.
Por eso, más que preguntarse si Asana “funciona”, la pregunta relevante es otra:
¿Está tu organización preparada para trabajar con más claridad?
En Volcanic tenemos un equipo de expertos que puede acelerar este proceso por ti.
Laura Fernández. Consultora IT y embajadora de Asana