Volcanic va començar a utilitzar l'eina Asana des de la seva aparició el 2011 i n'ha seguit de prop l'evolució
Una empresa com Volcanic Internet, on oferim serveis tan diversos com disseny web, identitat corporativa, estratègia digital, posicionament de marca o anàlisi i diagnosi amb auditories WPO, SEM i SEO, necessita d'eines potents per donar el millor servei als clients.
Seguint de prop les tendències del sector tecnològic, l'any 2011 va aparèixer al mercat (primer en una versió BETA) una eina web anomenada Asana, basada en els mètodes de treball col·laboratiu entre equips per augmentar les possibilitats d'èxits d'un projecte. Asana la van desenvolupar dos enginyers que anteriorment havien participat en els titans Facebook i Google.
A Volcanic Internet de seguida hi vam confiar com a eina per a millorar la col·laboració dels equips i la gestió dels projectes i hem anat seguint les constants actualitzacions i millores d'Asana i les hem anat incorporant al nostre dia a dia corporatiu, per tant, tenim un coneixement extens de l'eina. Tant és així que aquest 2022 ens hem convertit en Solutions Partners d'Asana al nostre país.
Us presentem els principals usos d'Asana a Volcanic Internet.
Gestió de projectes
Aquest és l'ús principal que li hem donat a Asana i que ens serveix per protocol·litzar totes les fases dels projectes que desenvolupem com ara la planificació de les tasques, l'assignació dels responsables, la selecció de la tipologia de projecte, el disseny o el temps de durada estipulat per a cada fase fins a la seva execució completa.
Cerca de candidats o ATS (Applicant Tracking System)
A Volcanic Internet hem anat creixent i ens hem anat especialitzant i això ens ha portat a la cerca de candidats per ocupar diversos llocs dins la nostra organització. Amb l'aplicació d'Asana és possible fer un seguiment exhaustiu de cada etapa per la qual passa un candidat per treballar amb nosaltres. Des de la primera presa de contacte i l'entrevista personal fins a la decisió final d'incorporar-lo o no al nostre equip.
Calendari de publicacions
Una altra funcionalitat molt pràctica d'Asana és el calendari editorial que permet la temporització de totes les fases abans no es publiquen continguts. Des del moment que s'escull el tema, la redacció, la revisió del text, la seva publicació al blog i finalment la seva difusió a través dels diferents canals de comunicació.
Projecte de projectes
L'anomenat Pipeline Dashboard és un tauler dins d'Asana que permet monitoritzar l'activitat de tots els projectes que estem desenvolupant a Volcanic i prioritzar-ne els aspectes clau. El més interessant és que té la mateixa estructura que un projecte qualsevol, amb la particularitat que els engloba a tots. Resulta molt útil per seguir el fil i tenir una visió panoràmica de tot el que estem fent a l'empresa.
Support Tickets
Un bon servei al client passa per una atenció personalitzada i àgil i en aquest sentit el Support Ticket que ofereix Asana és ideal. Tant si són clients nous com fidelitzats, es porta un registre de cada contacte que s'estableix amb Volcanic a través dels diversos canals disponibles, es deixa constància de quin ha estat el motiu i es deriva a un responsable que, de manera diligent, donarà resposta a la petició realitzada.
Tasques comercials
Tot i que a Volcanic no utilitzem específicament el CRM (Customer Relationship Management) d'Asana, és cert que aprofitem algunes de les seves funcionalitats amb finalitats comercials. Per exemple, ens permet fer pressupostos amb les dades que hem introduït i ens connecta amb l'aplicació on sí que hi tenim el gestor de clients.
Reunions amb clients
Asana també permet crear un directori amb totes les actes de les reunions amb el client, de manera que qualsevol part implicada en el projecte les pot consultar i posar-se al dia de les decisions que es van prenent. Una manera molt útil de practicar la transparència i la transversalitat dins els equips.
Reunions d'empresa
Mantenir reunions periòdiques d'empresa és important si es vol mantenir una bona cohesió de grup i, sobretot, per poder detectar qualsevol distorsió de la informació ara que el treball híbrid i la comunicació asíncrona són a l'ordre del dia. Amb Asana és possible organitzar i celebrar aquestes trobades que ajuden a mantenir un ritme constant de treball.
Reunions one-to-one
Tan important és fer reunions d'empresa com reunions individuals amb els treballadors. És el que s'anomena one-to-one i permet conèixer l'evolució de les tasques d'un empleat en concret, així com el seu grau de satisfacció amb els projectes, els clients i, en última instància, amb la mateixa empresa.
Bonus track: "Musical taste" amb Slack
Deixeu-nos acabar parlant d'una altra eina que fem servir a Volcanic: És el cas d'Slack, una eina de comunicació empresarial que és possible vincular a Asana. A Volcanic ens agrada tenir el nostre petit espai d'esbarjo i per això vam crear el canal "Musical taste" perquè tota la gent que treballa amb nosaltres pugui compartir-nos la música que més els hi agrada sigui per trobar el flow mentre realitza una tasca o senzillament per desconnectar.
