Como usamos Asana en Volcànic Internet

Volcànic empezó a utilizar la herramienta Asana desde su aparición el 2011 y ha seguido de cerca su evolución

Una empresa como Volcànic Internet, donde ofrecemos servicios tan diversos como diseño web, identidad corporativa, estrategia digital, posicionamiento de marca o análisis y diagnosis con auditorías WPO, SEM y SEO, necesita de herramientas potentes para dar el mejor servicio a los clientes.

Siguiendo de cerca las tendencias del sector tecnológico, en 2011 apareció en el mercado (primero en una versión BETA) una herramienta web llamada Asana, basada en los métodos de trabajo colaborativo entre equipos para aumentar las posibilidades de éxito de un proyecto. Asana la desarrollaron dos ingenieros que anteriormente habían participado en los titánes Facebook y Google.

En Volcànic Internet enseguida confiamos en Asana como herramienta para mejorar la colaboración de los equipos y la gestión de los proyectos y hemos ido siguiendo sus constantes actualizaciones y mejoras y las hemos ido incorporando a nuestro día a día corporativo, así que tenemos un conocimiento extenso de la herramienta. Tanto es así que en 2022 nos hemos convertido en Solutions Partners de Asana en nuestro país.

Os presentamos los principales usos de Asana en Volcànic Internet.

Gestión de proyectos

Este es el uso principal que le hemos dado a Asana y que nos sirve para protocolizar todas las fases de los proyectos que desarrollamos como por ejemplo la planificación de las tareas, la asignación de los responsables, la selección de la tipología de proyecto, el diseño o el tiempo de duración estipulado para cada fase hasta su ejecución completa.

Búsqueda de candidatos o ATS (Applicant Tracking System)

En Volcànic Internet hemos ido creciendo y nos hemos ido especializando y esto nos ha llevado a la búsqueda de candidatos para ocupar varios puestos dentro de nuestra organización. Con la aplicación de Asana es posible hacer un seguimiento exhaustivo de cada etapa por la cual pasa un candidato para trabajar con nosotros. Desde la primera toma de contacto y la entrevista personal hasta la decisión final de incorporarlo o no a nuestro equipo.

Calendario de publicaciones

Otra funcionalidad muy práctica de Asana es el calendario editorial que permite la temporización de todas las fases antes de publicar los contenidos. Desde el momento que se escoge el tema, la redacción, la revisión del texto, su publicación en el blog y finalmente su difusión a través de los diferentes canales de comunicación.

Proyecto de proyectos

El llamado Pipeline Dashboard es un tablero dentro de Asana que permite monitorizar la actividad de todos los proyectos que estamos desarrollando en Volcànic y priorizar los aspectos clave. Lo más interesante es que tiene la misma estructura que un proyecto cualquiera, con la particularidad que los engloba a todos. Resulta muy útil para seguir el hilo y tener una visión panorámica de todo el que estamos haciendo en la empresa.

Support Tickets

Un buen servicio al cliente pasa por una atención personalizada y ágil y en este sentido el Support Ticket que ofrece Asana es ideal. Tanto si son clientes nuevos como fidelizados, se lleva un registro de cada contacto que se establece con Volcànic a través de los distintos canales disponibles, se deja constancia de cúal ha sido el motivo y se deriva a un responsable que, de manera diligente, dará respuesta a la petición realizada.

Tareas comerciales

A pesar de que en Volcànic no utilizamos específicamente el CRM (Customer Relationship Management) de Asana, es cierto que aprovechamos algunas de sus funcionalidades con fines comerciales. Por ejemplo, nos permite hacer presupuestos con los datos que hemos introducido y nos conecta con la aplicación donde sí que tenemos el gestor de clientes.

Reuniones con clientes

Asana también permite crear un directorio con todas las actas de las reuniones con el cliente, de forma que cualquier parte implicada en el proyecto las puede consultar y ponerse al día de las decisiones que se van tomando. Una manera muy útil de practicar la transparencia y la transversalidad dentro de los equipos.

Reuniones de empresa

Mantener reuniones periódicas de empresa es importante si se quiere mantener una buena cohesión de grupo y, sobre todo, para poder detectar cualquier distorsión de la información ahora que el trabajo híbrido y la comunicación asíncrona estan a la orden del día. Con Asana es posible organizar y celebrar estos encuentros que ayudan a mantener un ritmo constante de trabajo.

Reuniones one-to-one

Tan importante es celebrar reuniones de empresa como reuniones individuales con los trabajadores. Es lo que se denomina one-to-one y permite conocer la evolución de las tareas de un empleado en concreto, así como su grado de satisfacción con los proyectos, los clientes y, en última instancia, con la própia empresa.

Bonus track: "Musical taste" con Slack

Vamos a terminar hablando de otra herramienta que usamos en Volcànic: Se trata de Slack, una herramienta de comunicación empresarial que es posible vincular con Asana. En Volcànic nos gusta tener nuestro pequeño espacio de recreo y por eso creamos el canal "Musical taste" para que toda la gente que trabaja con nosotros pueda compartirnos la música que más les gusta, sea para encontrar el flow mientras realiza una tarea o sencillamente para desconectar.