Talentchef: cómo coordinar 20 conceptos gastronómicos a la vez sin perder el control
Cuando una empresa gestiona una veintena de proyectos en paralelo, con equipos de cuatro disciplinas distintas y plazos que se extienden hasta dos años, la pregunta deja de ser «¿usamos una herramienta de gestión?» para convertirse en «¿podemos permitirnos no tenerla?».
Este es el caso de Talentchef, consultora especializada en la creación de conceptos gastronómicos para hoteles y resorts, que ha convertido Asana en el sistema nervioso de su operativa diaria, hasta el punto de construir su propia cultura interna alrededor de la herramienta.
El reto: coordinar equipos muy distintos en proyectos muy largos
Talentchef trabaja con equipos multidisciplinarios: Desarrollo Conceptual, Arquitectura Gastronómica, Diseño Gráfico, y Diseño Visual, y todos deben avanzar de forma coordinada en cada proyecto. Antes de Asana, esa coordinación se apoyaba en chats y plantillas de Excel totalmente desconectadas entre sí.
«No teníamos la visibilidad que tenemos hoy», resume Fernanda Moralli, Project Management Director en Talentchef. Con proyectos que pueden durar hasta dos años y equipos que cambian de tarea constantemente, esa falta de visibilidad era un cuello de botella importante en la empresa.
El cambio se hizo evidente desde el primer gran proyecto que Talentchef cargó en Asana: un hotel que necesitaba conceptualizar entre 20 y 22 restaurantes a la vez.
«Si no lo hubiéramos hecho a través de esta herramienta, hubiera sido un desmadre total porque es mucha información, muchas deadlines y mucha gente involucrada», explica Fernanda. Hoy, esa misma complejidad es simplemente el día a día.
De adoptar la herramienta a construir cultura propia alrededor de ella
Talentchef ha cargado en Asana más de 50 proyectos con más de 5700 tareas, pero lo realmente revelador es cómo lo han interiorizado como equipo.
Fernanda, administradora de la herramienta, empieza cada jornada de la misma manera: abriendo Asana. Esto es algo común a todos nuestros clientes, aunque sean de diferentes sectores, con diferentes tamaños de equipo y diferentes objetivos que cumplir. Al implantar adecuadamente Asana, comprobamos que el software deja de ser un software y se convierte en el hilo conductor que orquesta el avance de todo el trabajo casi de manera natural.
Pero Talentchef ha ido un paso más allá de simplemente usar la herramienta bien: han creado su propio protocolo interno que define cómo debe manejarse cada actualización de tarea. Gracias a esta capa superior de gestión, el típico “sigo en ello” ya no sirve. Ahora todos los equipos están acostumbrados a actualizar el porcentaje de avance, qué se ha completado, qué queda pendiente, si existe alguna incidencia y cuáles son los próximos pasos.
Es un nivel de madurez que pocas organizaciones alcanzan: no solo adoptar una herramienta, sino construir un estándar propio de cómo manejarla.
Un cambio que se nota en toda la organización
Cuando le preguntamos cómo resumiría el impacto de Asana en Talentchef, Fernanda no duda:
«Nos cambió 100% la forma de trabajar. Nos ordenó, nos organizó, nos ayudó a tener registro de todo, y también ayudó a que cada uno desarrolle mejor su responsabilidad individual.»
Y este último punto es, seguramente, el más significativo. Más allá de la coordinación entre equipos, Asana se ha convertido en el lugar donde cada persona de Talentchef asume y visibiliza su propio compromiso con el proyecto.
¿Quieres que tu equipo trabaje con esta misma claridad?
En Volcanic también somos diferentes equipos usando Asana en nuestro día a día y conocemos muy bien los retos, trucos y buenas prácticas.
Por eso, ayudamos a empresas y organizaciones de cualquier sector a sacarle el máximo partido, adaptando los flujos de trabajo a la realidad de cada organización.
No importa cómo de complejo parezca el día a día de tu trabajo. Aceptamos el reto de organizarlo y darte más tiempo para las cuestiones más estratégicas.
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