Replanteando la funcionalidad de las reuniones

Es tiempo de tomar el calendario y replantear como lo tenemos organizado. 

Si os sentís abrumados por vuestra agenda de reuniones, os podemos ayudar.  En la actualidad, cada trabajador pierde aproximadamente unas tres horas semanales haciendo reuniones que resultan innecesarias y que acaban en horarios fragmentados y agotadoras reuniones virtuales, siendo una norma y no una excepción. Pero no tiene porque ser así.

Os exponemos algunas razones para acabar de una vez con el caos de vuestros calendarios.

• No os limitéis a revisar el calendario. Organizad un “Meeting Doomsday” o o reunión del fin del mundo.
• Dejad de perder el tiempo en las reuniones. Recuperad la productividad.
• ¿Realmente necesitáis una reunión para esto? Cuando se debe utilizar la comunicación asíncrona.
• Organizad grandes reuniones. Un consejo: el secreto está en la agenda.

Como mantener el foco durante las reuniones virtuales

1. Acortar el tiempo de las reuniones: la fatiga de la reunión virtual empieza alrededor de los 30 minutos.  A partir de ese punto, resulta difícil mantener la concentración. En las reuniones cara a cara el tiempo máximo se establece entre los 45-60 minutos.
2. Desactivar el modo auto vista: ver nuestro propio rostro durante las reuniones virtuales activa la parte del cerebro responsable del reconocimiento facial y eso supone un gasto de energía y de atención. Intenta desactivar la autovisualización o cubre la imagen de tu cara con un post-it.
3. Unos minutos de receso: las reuniones consecutivas pueden drenar rápidamente las reservas mentales de los asistentes. Unos minutos de descanso entre sesiones pueden ayudar al cerebro a reiniciarse, especialmente si os alejáis de la pantalla.
   

Ampliad el foco con algunos consejos.

Las cifras detrás de las reuniones sin sentido.

¿Tienes un segundo para chatear? No.
Todos hemos estado en una reunión que habría tenido que ser un correo electrónico. ¿Qué pasa cuando estas reuniones se van acumulando a lo largo del año? Pues que acaban sumando 129 horas gastadas en reuniones innecesarias según apunta el informe Anatomy of Work elaborado por Asana.

Algunas reflexiones.

• El 24% de los trabajadores creen que demasiadas reuniones conducen directamente a plazos perdidos.
• El 48% de los trabajadores consideran que si las reuniones fuesen más eficaces se podrían reducir las notificaciones que provocan distracciones.
• El 52% de los trabajadores hace más de un año que son multitarea durante las reuniones virtuales.