Planificación y gestión de eventos
Una de las utilidades que ofrece Asana es la de planificar eventos. Os explicamos como hacerlo de manera sencilla.
Existen muchas maneras de crear un plan de proyecto para un evento, pero si quieres comenzar de una manera rápida:
Seguro que al principio te comunicas con los proveedores y profesionales que colaboran con el proyecto a través de correo electrónico, pero te podemos asegurar que es mucho mejor que los agregues al proyecto para que puedan seguir la evolución. Eso hará que sea mucho más fácil visualizar los plazos, las tareas, los documentos adjuntos garantizando que todo se hará a su tiempo. Además, simplifica la manera de hacer el seguimiento de documentos importantes como contratos y facturas.
Consejos para gestionar y realizar las tareas de los eventos
Ahora que ya has creado el proyecto de planificación de eventos, sigue estos consejos que te ayudaran a gestionarlo a medida que vaya avanzando.
A medida que el plan vaya avanzando, utiliza la pestaña Resumen para publicar las actualizaciones y que tu y tu equipo podáis ver una lista activa de las tareas del proyecto. En la actualización de estado, puedes arrastrar y soltar los Destacados para compartir gráficas o hitos. Asana guardará tu plantilla para actualizaciones de estado pot si siempre quieres usar el mismo formato.
2. Planifica el plan de tu evento con el Cronograma
La mayoria de planes tienen plazos importantes que preceden al gran acontecimiento. El Cronograma te ayuda a planificar todos los pasos para que todas las piezas encajen y el evento salga perfecto.
Cómo crear tu plan con el Cronograma:
Cuando las tareas ya estan en funcionamiento, el Cronograma te puede ayudar a solucionar conflictos que podrían retrasar los plazos. Por ejemplo, si la reserva del lugar donde se va a realizar el evento tarda más de lo esperado, se pueden realizar cambios en el cronograma en aquellas tareas relacionadas. Los responsables de la tarea recibiran automáticamente una notificación indicando que se han modificado los plazos. De este modo se pueden reestructurarn los trabajos, sin generar reuniones extras y sin alargar excesivamente el tiempo de ejecución.
3. Da seguimiento a tus mails importantes
Siempre se puede invitar a los proveedores a tu proyecto, pero si os comunicáis a través de email te recomendamos que pruebes los complementos para Gmail, Outlook y otros clientes de email. Cuando recibas estos correos con documentos importantes o tareas para realizar, puedes incorporarlos directamente a Asana desde la bandeja de entrada, agregandolos a un proyecto o a una tarea pendiente, por ejemplo. Así evitarás perder información importante o tiempo organizando la bandeja de entrada
Aunque cada evento es diferente, siempre hay una lista de verificación que se comparte y que contiene las tareas principales. Para evitar perder tiempo volviendo a crear un plan para cada evento o guardarlo en un documento que no está conectado con lo que estás haciendo, Asana te propone crear i guardar tu propia plantilla de eventos.