Las reglas del juego pronto cambiarán para Asana: en el Work Innovation Summit de Londres, nos anunciaron que dejarán de ser una herramienta de gestión de proyectos para convertirse en el “sistema operativo para equipos humano-agente”. Es decir, el lugar donde humanos y agentes de inteligencia artificial trabajan juntos, desde el mismo plan, con el mismo contexto y bajo la misma gobernanza.
¿Qué significa esto para tu equipo?
Los usuarios de Asana podremos incorporar cinco nuevas aplicaciones que estarán disponibles en las próximas semanas. A continuación, te contamos qué hace cada una y, más importante, qué problema de tu día a día viene a resolver.
- Asana Dash · Tu jefe de staff con IA
Target: Cualquier persona que use Asana a diario.
Cada mañana, Dash revisará tus reuniones, tu Slack y tu email, y convertirá todo lo que requiere acción en trabajo estructurado dentro de Asana. Será la versión ultraevolucionada del actual chat de IA, como tener un asistente que nunca olvida nada y siempre sabe qué es urgente.
Apúntate a la lista de espera aquí - Asana Service Management · El fin del caos en los servicios internos
Target: Equipos de IT, RRHH y operaciones.
Hasta ahora, gestionar una solicitud interna significaba tickets por un lado y proyectos por otro. Asana Service Management lo unirá todo en un único sistema, permitiendo resolver incidencias sin fricciones y, en muchos casos, sin intervención humana.
Apúntate a la lista de espera aquí. - Asana Client Management · Un ciclo de cliente sin fisuras
Target: Agencias y equipos que entregan trabajo a clientes externos.
Este será un portal con tu marca, donde el cliente podrá ver exactamente en qué punto está su proyecto. Y si algo se desvía del presupuesto o los plazos, Asana te avisará antes de que tengas que dar una mala noticia.
Apúntate a la lista de espera aquí. - Command by Asana · Para que los equipos de desarrollo dejen de perder tiempo
Target: Equipos técnicos y de producto.
Command formará un sistema de planificación y desarrollo de productos diseñado para que las personas y los agentes de IA trabajen de forma sincronizada. Las especificaciones se generarán automáticamente a partir del contexto recopilado de tickets anteriores, reuniones y notas.
Apúntate a la lista de espera aquí. - StackAI by Asana · La IA que actúa en todo tu ecosistema
Target: Organizaciones con sistemas complejos: CRMs, ERPs, bases de datos.
Con la adquisición de StackAI, Asana integra una plataforma sin código que permite diseñar, probar y desplegar agentes de IA personalizados, conectando flujos de trabajo y datos a través de sistemas como Salesforce, AWS, DocuSign u Oracle. Lo que esto significa para el usuario es enorme: ya no tienes que salir de Asana para que la IA actúe en tu CRM, tu ERP o tu sistema de soporte.
La IA no viene a quitarte el trabajo sino a darte tiempo para el que importa
Hay un debate global sobre qué papel jugará la inteligencia artificial en el futuro del trabajo, aunque en el día a día de los equipos, la pregunta real es más concreta: ¿cuántas horas a la semana dedicas tú y tu equipo a tareas que no requieren tu criterio, tu experiencia ni tu creatividad?
Actualizar estados, redirigir solicitudes, consolidar información, recordar a alguien que tiene una tarea pendiente. Sabemos que es trabajo necesario, sí, pero son tareas que, por lo general, una IA bien entrenada puede hacer mejor y más rápido que cualquier persona.
Según nuestro punto de vista, la verdadera oportunidad de la IA no es hacer lo mismo más rápido, sino liberar a las personas para que tengan tiempo suficiente de tomar decisiones difíciles, construir relaciones, pensar en el largo plazo… Las organizaciones que entiendan esto antes tendrán una ventaja competitiva real. Las que esperen a que "todo esté más maduro" llegarán tarde a una transformación que ya está ocurriendo.
Un ejemplo que nos encanta: COS, la empresa de moda escandinava, consiguió reducir un 90% sus flujos de solicitudes creativas integrando la IA de Asana en sus procesos. El resultado no fue solo eficiencia: su equipo pudo dedicarse a lo estratégico porque la IA se ocupó del resto. Puedes ver el caso de uso aquí.
El futuro de Asana llega en semanas. ¿Estás preparado?
Desde Volcanic llevamos años ayudando a cientos de empresas a sacar el máximo partido a Asana. Si quieres entender cómo estas novedades van a impactar en tu equipo específico, o tienes interés en integrar alguna de ellas a tu espacio de trabajo, ponte en contacto con nosotros y nos ponemos manos a la obra.
¿Conoces empresas que decidieron “digitalizarse” pero terminaron trabajando exactamente igual?
En muchos de estos casos, la tecnología no fue el problema. De hecho, según Gartner, uno de los grandes problemas actuales en las empresas que buscan agilizar procesos es el exceso de herramientas desconectadas entre sí porque, a pesar de la inversión, sigue habiendo dificultades para coordinar el trabajo.
Este punto es especialmente relevante en un momento donde la transformación digital se ha convertido en una prioridad estratégica para prácticamente cualquier empresa. Según datos de la Comisión Europea, España ha avanzado significativamente en la adopción de tecnologías digitales y soluciones cloud en los últimos años, sin embargo, todavía hay margen para que las empresas españolas se beneficien aún más de las nuevas tecnologías, especialmente las pymes y las microempresas.
Qué significa realmente implementar Asana
Cuando una empresa busca digitalizar mejor sus flujos de trabajo y decide hacerlo a través de Asana, normalmente el objetivo visible es bastante sencillo: “Organizarnos mejor”. Pero detrás de esa frase suelen esconderse muchas necesidades distintas: reducir la dependencia de Excel, evitar seguimientos manuales, centralizar información, tener más claridad sobre prioridades, automatizar tareas repetitivas…
Por eso, una implantación real no se limita a comprar licencias y configurar proyectos, sino que es necesario entender cómo funciona el trabajo antes de intentar trasladarlo a Asana. Esto implica analizar cómo entran los proyectos y sus tareas a la organización, quién es responsable de cada etapa, dónde se generan bloqueos, cuáles son las tareas repetitivas, cuáles dependen de otras, qué herramientas utiliza ya el equipo, y muchas otras preguntas necesarias para diseñar flujos útiles en Asana.
No se trata únicamente de mover tareas de un sitio a otro, sino de construir un entorno donde el trabajo esté conectado, sea visible y pueda mantenerse en el tiempo sin depender constantemente de reuniones, llamadas o seguimiento manual.
El factor que marca la diferencia: la implantación
La diferencia entre una herramienta que termina abandonada y una herramienta que transforma la forma de trabajar no está en la tecnología, sino en cómo se acompaña el proceso.
En el caso de Asana, implementarla no consiste solo en enseñar funcionalidades. También implica ayudar a aterrizar procesos, construir workflows realistas, acompañar al equipo, resolver dudas, reducir resistencias y adaptar la herramienta a la cultura de trabajo de cada organización.
En Volcanic, no entendemos la implantación como un proceso puramente técnico, sino como una colaboración cercana con el equipo de nuestros clientes. Nos gusta trabajar como una extensión más de su organización, entendiendo primero cómo funciona el día a día antes de proponer estructuras o automatizaciones.
Además, sabemos que cada empresa tiene ritmos, dinámicas y necesidades distintas. Hay algunas que necesitan orientación para optimizar un entorno que ya utilizan. Otras prefieren construir internamente su espacio en Asana, pero requieren acompañamiento estratégico. Y otras buscan trasladar sus procesos de trabajo a la plataforma con apoyo integral.
Por eso, trabajamos distintos formatos de implantación:
Onboarding
Acompañamiento especializado para orientar y hacer seguimiento mientras el cliente crea por primera vez su propio entorno en Asana.
Pensado para equipos que cuentan con capacidad interna para construir y mantener su espacio, pero necesitan una guía clara para hacerlo correctamente.
Llaves en mano
Diseño, creación y preparación completa del entorno de Asana para que el equipo pueda empezar a trabajar sin tener que construir toda la estructura desde cero.
Ideal para empresas que necesitan apoyo para trasladar procesos complejos o multidisciplinares a Asana y necesitan que alguien más lo haga por ellas.
Health Check
Recomendaciones personalizadas y sesiones orientadas a resolver dudas aplicadas al entorno actual de la organización.
Perfecto para equipos que ya trabajan con Asana y quieren mejorar su estructura, procesos o uso de la herramienta.
Custom
Propuestas personalizadas en función de las necesidades de cada cliente.
Incluye desde cambios de licencias o formaciones puntuales hasta bolsas de horas o acompañamientos más estratégicos.
Qué gana una empresa con una implantación bien hecha
Cuando Asana se implementa correctamente, la pregunta sería, más bien, “qué no gana tu empresa”. Las responsabilidades se vuelven más claras, la información deja de estar dispersa, los equipos ganan autonomía y el retorno de la inversión se hace indudable.
Además, empiezan a aparecer mejoras muy concretas en la eficiencia del día a día:
- Menos dependencia de reuniones para entender el estado del trabajo.
- Menos duplicidades y tareas olvidadas.
- Procesos más escalables.
- Mayor claridad para el liderazgo.
- Automatización de tareas repetitivas.
- Mejor coordinación entre equipos.
- Más tiempo para trabajo estratégico.
Cada vez más empresas entienden que digitalizar no consiste simplemente en incorporar tecnología. La transformación real ocurre cuando conseguimos trabajar con más claridad, más coordinación y menos fricción.
Y en este proceso, Asana puede ser una pieza muy potente. Pero para que realmente genere impacto, necesita formar parte de un sistema de trabajo bien diseñado y acompañado.
Si crees que tu equipo podría beneficiarse de una implantación de Asana guiada por un equipo experto y cercano, ponte en contacto con nosotros.
Laura Fernández. Consultora IT y embajadora de Asana
Durante los últimos años, hemos visto cómo muchas empresas han hecho esfuerzos por digitalizar su forma de trabajar. Sin embargo, en demasiadas ocasiones sigue existiendo una sensación de desorden: tareas que se duplican (“¿esto no era lo que tú estabas haciendo?”), información que se pierde (“lo conversamos en aquel daily, ¿no te acuerdas?”) y equipos que necesitan reunirse más de lo que querrían para entender en qué punto está el trabajo.
Todo esto no es casual, de hecho, tiene una explicación bastante clara. Según el McKinsey Global Institute, los trabajadores dedican el 48% de su tiempo a enviar emails, buscar información y coordinarse con el resto del equipo. Esto significa que la mayor parte del esfuerzo no está orientado a producir valor, sino a intentar organizarlo.
El problema, por tanto, no es tecnológico sino estructural. ¿Te suena?
Lo que muchas organizaciones no han terminado de resolver aún es una tercera capa esencial en su sistema de trabajo. Han invertido en comunicación (Teams, Slack, email…), en contenido (Sharepoint, Google Drive, Dropbox…), pero lo más importante sigue preguntándose: ¿cómo coordinamos todo esto?
En este contexto es donde Asana puede jugar un papel diferencial, siempre que se entienda correctamente su función dentro del sistema.
Implantar Asana
Asana no es, o no debería ser, simplemente otra plataforma de gestión de tareas. Su valor está en actuar como una capa de coordinación que conecta el trabajo en todos los niveles de la organización. A través de su modelo de datos, el famoso Work Graph, vinculamos tareas individuales con proyectos, hitos y objetivos estratégicos, generando una visión completa y actualizada del trabajo en tiempo real. Esta capacidad de conexión es clave, porque transforma la herramienta en algo más que un repositorio: la convierte en un sistema operativo para el día a día.
Aunque escrito suena muy bien, es cierto que, en la práctica, implantar Asana, implica cambiar cómo se organiza la actividad diaria.
Pensemos en una empresa del sector retail que gestiona campañas de marketing en varios países. Antes de replantear su sistema de trabajo, cada equipo operaba con sus propias herramientas: hojas de cálculo para planificación, emails para coordinación y documentos compartidos para el contenido. El resultado era una falta de visibilidad constante, especialmente para los perfiles de liderazgo, que dependían de reportes manuales para tomar decisiones.
Al introducir Asana sin un proceso de formación y diseño adecuado, la situación apenas mejoró. La herramienta se convirtió en un espacio más donde registrar tareas, pero el trabajo seguía ocurriendo fuera. Cuando realmente empezó a generar valor fue después, cuando la organización se dio cuenta de que debía definir claramente su flujo de trabajo, desde la entrada de solicitudes hasta la ejecución y el reporting, y cuando se formó a todo el equipo para poder aprovechar las bondades y automatizaciones de esta herramienta.
Este ejemplo ilustra uno de los errores más habituales que encontramos en procesos de transformación digital: implementar herramientas sin revisar previamente el sistema de trabajo. Cuando esto ocurre, el problema no es la tecnología, sino la falta de un diseño organizativo que la sostenga.
De herramienta a sistema de trabajo
Tomando lo anterior en consideración, Asana es lo suficientemente flexible como para adaptarse a casi cualquier tipo de organización. Desde equipos de marketing hasta operaciones, pasando por producto, IT, administración, recursos humanos o consultoría, lo que cambia no es la herramienta, sino cómo se estructura el trabajo dentro de ella.
Cuando el trabajo está bien reflejado en Asana, deja de ser necesario pedir actualizaciones, hacer muchas llamadas o reconstruir información dispersa. La herramienta se convierte en un espacio vivo donde todo está conectado de manera eficiente.
Basta con que se den algunas condiciones básicas para que Asana empiece a generar valor rápidamente:
- Que exista cierta claridad sobre cómo se desarrolla el flujo de trabajo, aunque no esté optimizado al 100%.
- Que los equipos estén dispuestos a centralizar la información en un único lugar, aunque siempre es más efectivo empezar por un primer equipo y escalar poco a poco.
- Que haya responsables claros de las tareas.
- Que se quiera reducir la dependencia de emails, reuniones y seguimientos manuales.
Por eso, más que preguntarse si Asana “funciona”, la pregunta relevante es otra:
¿Está tu organización preparada para trabajar con más claridad?
En Volcanic tenemos un equipo de expertos que puede acelerar este proceso por ti.
Laura Fernández. Consultora IT y embajadora de Asana