Les regles del joc aviat canviaran per a Asana: al Work Innovation Summit de Londres, ens van anunciar que deixaran de ser una eina de gestió de projectes per convertir-se en el «sistema operatiu per a equips humà-agent». És a dir, el lloc on humans i agents d’intel·ligència artificial treballen junts, des del mateix pla, amb el mateix context i sota la mateixa governança.
Què significa això per al teu equip?
Els usuaris d’Asana podrem incorporar cinc noves aplicacions que estaran disponibles durant les pròximes setmanes. A continuació, t’expliquem què fa cadascuna i, el més important, quin problema del teu dia a dia ve a resoldre.
Asana Dash · El teu cap de gabinet amb IA
Target: Qualsevol persona que utilitzi Asana diàriament.
Cada matí, Dash revisarà les teves reunions, el teu Slack i el teu correu electrònic, i convertirà tot allò que requereixi una acció en treball estructurat dins d’Asana. Serà la versió ultraevolucionada de l’actual xat d’IA, com tenir un assistent que mai no oblida res i que sempre sap què és urgent.
Apunta’t a la llista d’espera aquí.
Asana Service Management · La fi del caos en els serveis interns
Target: Equips d’IT, Recursos Humans i operacions.
Fins ara, gestionar una sol·licitud interna significava tenir els tiquets per una banda i els projectes per una altra. Asana Service Management ho unificarà tot en un únic sistema, permetent resoldre incidències sense friccions i, en molts casos, sense intervenció humana.
Apunta’t a la llista d’espera aquí.
Asana Client Management · Un cicle de client sense fissures
Target: Agències i equips que entreguen feina a clients externs.
Aquest serà un portal amb la teva marca, on el client podrà veure exactament en quin punt es troba el seu projecte. I si alguna cosa es desvia del pressupost o dels terminis, Asana t’avisarà abans que hagis de donar una mala notícia.
Apunta’t a la llista d’espera aquí.
Command by Asana · Perquè els equips de desenvolupament deixin de perdre temps
Target: Equips tècnics i de producte.
Command formarà un sistema de planificació i desenvolupament de productes dissenyat perquè les persones i els agents d’IA treballin de manera sincronitzada. Les especificacions es generaran automàticament a partir del context recopilat de tiquets anteriors, reunions i notes.
Apunta’t a la llista d’espera aquí.
StackAI by Asana · La IA que actua en tot el teu ecosistema
Target: Organitzacions amb sistemes complexos: CRM, ERP i bases de dades.
Amb l’adquisició de StackAI, Asana integra una plataforma sense codi que permet dissenyar, provar i desplegar agents d’IA personalitzats, connectant fluxos de treball i dades a través de sistemes com Salesforce, AWS, DocuSign o Oracle.
El que això significa per a l’usuari és enorme: ja no has de sortir d’Asana perquè la IA actuï al teu CRM, al teu ERP o al teu sistema de suport.
La IA no ve a prendre’t la feina, sinó a donar-te temps per a la que realment importa
Hi ha un debat global sobre quin paper jugarà la intel·ligència artificial en el futur del treball, tot i que en el dia a dia dels equips la pregunta real és més concreta: quantes hores a la setmana dediqueu tu i el teu equip a tasques que no requereixen el vostre criteri, experiència ni creativitat?
Actualitzar estats, redirigir sol·licituds, consolidar informació, recordar a algú que té una tasca pendent. Sabem que és feina necessària, sí, però són tasques que, generalment, una IA ben entrenada pot fer millor i més ràpid que qualsevol persona.
Des del nostre punt de vista, la veritable oportunitat de la IA no és fer el mateix més ràpid, sinó alliberar les persones perquè tinguin prou temps per prendre decisions difícils, construir relacions, pensar a llarg termini...
Les organitzacions que ho entenguin abans tindran un avantatge competitiu real. Les que esperin que «tot estigui més madur» arribaran tard a una transformació que ja està en marxa.
Un exemple que ens encanta: COS, l’empresa de moda escandinava, va aconseguir reduir un 90% els seus fluxos de sol·licituds creatives integrant la IA d’Asana en els seus processos. El resultat no va ser només una millora de l’eficiència: el seu equip va poder dedicar-se a allò estratègic perquè la IA es va ocupar de la resta. Pots veure el cas d’ús aquí.
El futur d’Asana arriba en qüestió de setmanes. Estàs preparat?
Des de Volcanic fa anys que ajudem centenars d’empreses a treure el màxim profit d’Asana. Si vols entendre com aquestes novetats impactaran en el teu equip concret, o tens interès a integrar-ne alguna al teu espai de treball, posa’t en contacte amb nosaltres i ens hi posarem de seguida.
Laura Fernandez. Consultora IT i ambaixadora d’Asana.
Coneixes empreses que van decidir “digitalitzar-se” però van acabar treballant exactament igual?
En molts d’aquests casos, la tecnologia no va ser el problema. De fet, segons Gartner, un dels grans problemes actuals de les empreses que busquen agilitzar processos és l’excés d’eines desconnectades entre si perquè, malgrat la inversió, continuen existint dificultats per coordinar la feina.
Aquest punt és especialment rellevant en un moment en què la transformació digital s’ha convertit en una prioritat estratègica per a pràcticament qualsevol empresa. Segons dades de la Comissió Europea, Espanya ha avançat significativament en l’adopció de tecnologies digitals i solucions al núvol durant els darrers anys; tanmateix, encara hi ha marge perquè les empreses espanyoles es beneficiïn encara més de les noves tecnologies, especialment les pimes i les microempreses.
Què significa realment implementar Asana
Quan una empresa busca digitalitzar millor els seus fluxos de treball i decideix fer-ho a través d’Asana, normalment l’objectiu visible és força senzill: “Organitzar-nos millor”. Però darrere d’aquesta frase sovint s’hi amaguen moltes necessitats diferents: reduir la dependència d’Excel, evitar seguiments manuals, centralitzar la informació, tenir més claredat sobre les prioritats, automatitzar tasques repetitives...
Per això, una implantació real no es limita a comprar llicències i configurar projectes, sinó que cal entendre com funciona la feina abans d’intentar traslladar-la a Asana. Això implica analitzar com entren els projectes i les seves tasques a l’organització, qui és responsable de cada etapa, on es generen bloquejos, quines són les tasques repetitives, quines depenen d’altres, quines eines utilitza ja l’equip i moltes altres preguntes necessàries per dissenyar fluxos útils a Asana.
No es tracta únicament de moure tasques d’un lloc a un altre, sinó de construir un entorn on la feina estigui connectada, sigui visible i es pugui mantenir en el temps sense dependre constantment de reunions, trucades o seguiments manuals.
El factor que marca la diferència: la implantació
La diferència entre una eina que acaba abandonada i una eina que transforma la manera de treballar no és la tecnologia, sinó com s’acompanya el procés.
En el cas d’Asana, implementar-la no consisteix només a ensenyar funcionalitats. També implica ajudar a aterrar processos, construir workflows realistes, acompanyar l’equip, resoldre dubtes, reduir resistències i adaptar l’eina a la cultura de treball de cada organització.
A Volcanic, no entenem la implantació com un procés purament tècnic, sinó com una col·laboració propera amb l’equip dels nostres clients. Ens agrada treballar com una extensió més de la seva organització, entenent primer com funciona el dia a dia abans de proposar estructures o automatitzacions.
A més, sabem que cada empresa té ritmes, dinàmiques i necessitats diferents. N’hi ha algunes que necessiten orientació per optimitzar un entorn que ja utilitzen. D’altres prefereixen construir internament el seu espai a Asana, però requereixen acompanyament estratègic. I n’hi ha que busquen traslladar els seus processos de treball a la plataforma amb suport integral.
Per això, treballem diferents formats d’implantació:
Onboarding
Acompanyament especialitzat per orientar i fer seguiment mentre el client crea per primera vegada el seu propi entorn a Asana.
Pensat per a equips que disposen de capacitat interna per construir i mantenir el seu espai, però que necessiten una guia clara per fer-ho correctament.
Claus en mà
Disseny, creació i preparació completa de l’entorn d’Asana perquè l’equip pugui començar a treballar sense haver de construir tota l’estructura des de zero.
Ideal per a empreses que necessiten suport per traslladar processos complexos o multidisciplinaris a Asana i necessiten que algú altre ho faci per elles.
Health Check
Recomanacions personalitzades i sessions orientades a resoldre dubtes aplicades a l’entorn actual de l’organització.
Perfecte per a equips que ja treballen amb Asana i volen millorar la seva estructura, els seus processos o l’ús de l’eina.
Custom
Propostes personalitzades en funció de les necessitats de cada client.
Inclou des de canvis de llicències o formacions puntuals fins a bosses d’hores o acompanyaments més estratègics.
Què guanya una empresa amb una implantació ben feta
Quan Asana s’implementa correctament, la pregunta seria més aviat: “Què no hi guanya la teva empresa?”. Les responsabilitats esdevenen més clares, la informació deixa d’estar dispersa, els equips guanyen autonomia i el retorn de la inversió esdevé indiscutible.
A més, comencen a aparèixer millores molt concretes en l’eficiència del dia a dia:
- Menys dependència de reunions per entendre l’estat de la feina.
- Menys duplicitats i tasques oblidades.
- Processos més escalables.
- Més claredat per al lideratge.
- Automatització de tasques repetitives.
- Millor coordinació entre equips.
- Més temps per a la feina estratègica.
Cada vegada més empreses entenen que digitalitzar-se no consisteix simplement a incorporar tecnologia. La transformació real es produeix quan aconseguim treballar amb més claredat, més coordinació i menys fricció.
I en aquest procés, Asana pot ser una peça molt potent. Però perquè realment generi impacte, ha de formar part d’un sistema de treball ben dissenyat i ben acompanyat.
Si creus que el teu equip podria beneficiar-se d’una implantació d’Asana guiada per un equip expert i proper, posa’t en contacte amb nosaltres.
Laura Fernandez. Consultora IT i ambaixadora d’Asana.
Durant els darrers anys, hem vist com moltes empreses han fet esforços per digitalitzar la seva manera de treballar. Tanmateix, en massa ocasions encara hi ha una sensació de desordre: tasques que es dupliquen (“això no era el que estaves fent tu?”), informació que es perd (“ho vam comentar en aquell daily, no te’n recordes?”) i equips que necessiten reunir-se més del que voldrien per entendre en quin punt es troba la feina.
Tot això no és casual; de fet, té una explicació força clara. Segons el McKinsey Global Institute, els treballadors dediquen el 48% del seu temps a enviar correus electrònics, buscar informació i coordinar-se amb la resta de l’equip. Això vol dir que la major part de l’esforç no està orientat a generar valor, sinó a intentar organitzar-lo.
El problema, per tant, no és tecnològic sinó estructural. Et sona?
El que moltes organitzacions encara no han acabat de resoldre és una tercera capa essencial dins del seu sistema de treball. Han invertit en comunicació (Teams, Slack, correu electrònic…), en contingut (SharePoint, Google Drive, Dropbox…), però el més important continua sense respondre’s: com ho coordinem tot això?
En aquest context és on Asana pot jugar un paper diferencial, sempre que s’entengui correctament la seva funció dins del sistema.
Implantar Asana
Asana no és, o no hauria de ser, simplement una altra plataforma de gestió de tasques. El seu valor està a actuar com una capa de coordinació que connecta la feina a tots els nivells de l’organització. A través del seu model de dades, el famós Work Graph, vinculem tasques individuals amb projectes, fites i objectius estratègics, generant una visió completa i actualitzada del treball en temps real. Aquesta capacitat de connexió és clau, perquè transforma l’eina en alguna cosa més que un repositori: la converteix en un sistema operatiu per al dia a dia.
Tot i que escrit sona molt bé, és cert que, a la pràctica, implantar Asana implica canviar la manera com s’organitza l’activitat quotidiana.
Imaginem una empresa del sector retail que gestiona campanyes de màrqueting en diversos països. Abans de replantejar el seu sistema de treball, cada equip operava amb les seves pròpies eines: fulls de càlcul per a la planificació, correus electrònics per a la coordinació i documents compartits per al contingut. El resultat era una manca de visibilitat constant, especialment per als perfils de lideratge, que depenien d’informes manuals per prendre decisions.
En introduir Asana sense un procés de formació i disseny adequat, la situació amb prou feines va millorar. L’eina es va convertir en un espai més on registrar tasques, però la feina continuava passant fora. Quan realment va començar a generar valor va ser després, quan l’organització es va adonar que havia de definir clarament el seu flux de treball, des de l’entrada de les sol·licituds fins a l’execució i el reporting, i quan es va formar tot l’equip per poder aprofitar els beneficis i les automatitzacions d’aquesta eina.
Aquest exemple il·lustra un dels errors més habituals que trobem en processos de transformació digital: implementar eines sense revisar prèviament el sistema de treball. Quan això passa, el problema no és la tecnologia, sinó la manca d’un disseny organitzatiu que la sostingui.
D'eina a sistema de treball
Tenint en compte l’anterior, Asana és prou flexible per adaptar-se a gairebé qualsevol tipus d’organització. Des d’equips de màrqueting fins a operacions, passant per producte, IT, administració, recursos humans o consultoria, el que canvia no és l’eina, sinó com s’estructura la feina dins d’ella.
Quan la feina està ben reflectida a Asana, ja no cal demanar actualitzacions, fer tantes trucades ni reconstruir informació dispersa. L’eina es converteix en un espai viu on tot està connectat de manera eficient.
Només cal que es donin algunes condicions bàsiques perquè Asana comenci a generar valor ràpidament:
- Que hi hagi certa claredat sobre com es desenvolupa el flux de treball, encara que no estigui optimitzat al 100%.
- Que els equips estiguin disposats a centralitzar la informació en un únic lloc, tot i que sempre és més efectiu començar per un primer equip i escalar a poc a poc.
- Que hi hagi responsables clars de les tasques.
- Que es vulgui reduir la dependència dels correus electrònics, les reunions i els seguiments manuals.
Per això, més que preguntar-se si Asana “funciona”, la pregunta rellevant és una altra:
La teva organització està preparada per treballar amb més claredat?
A Volcanic tenim un equip d’experts que pot accelerar aquest procés per tu.
Laura Fernandez. Consultora IT i ambaixadora d’Asana.